5 vanliga problem när man outsourcar arbete med en indisk IT-byrå och hur man hanterar dem?

Många indiska outsourcingbyråer tillhandahåller utmärkta outsourcingtjänster. Det finns många skäl till varför företag använder sådana byråer för att slutföra sina IT-projekt, inklusive kostnadsbesparingar, tillgång till resurser, expertis och färdigheter som de inte kan utveckla internt, en stor talangpool, förbättrad infrastruktur och teknik i landet, bättre kundservice och mycket mer.

Men det finns också vissa utmaningar med att arbeta med indiska outsourcingföretag. Att arbeta med en indisk outsourcingbyrå kan innebära flera utmaningar, bland annat kommunikationshinder, skillnader i tidszoner, datasäkerhetsfrågor och mycket mer. Det är viktigt att ta itu med dessa problem för att säkerställa ett framgångsrikt outsourcingprojekt. De fem vanligaste problemen är bland annat följande:

Kommunikationshinder
Problem med datasäkerhet
Skillnader i tidszoner
Frågor om arbetskvalitet
Juridiska frågor

I följande avsnitt beskrivs de vanligaste problemen som uppstår när man outsourcar arbete till en indisk IT-byrå och lösningarna på dem så att du effektivt kan hantera dessa problem och se till att byrån och ditt företag fungerar bra tillsammans.

1. Kommunikationshinder

Som du säkert vet lägger du ut ditt arbete på entreprenad i ett annat land eller en annan region med språkliga och kulturella skillnader, vilket kan leda till missförstånd och kommunikationshinder. Kundernas förväntningar omfattar förmodligen tydlig kommunikation och ett engagemang i projekten. Dålig kommunikation kommer så småningom att leda till misstag och förseningar i kommunikationen av projektets krav, vilket kommer att påverka projektets slutförande negativt.

Indien är ett land med en mångfaldig befolkning som talar olika språk och följer olika kulturella normer beroende på region. Kommunikationshinder kan därför vara en av de vanligaste frågorna att ta itu med när du lägger ut ditt arbete på en indisk IT-byrå.

Lösning:

Etablera tydliga kanaler och riktlinjer för kommunikation, tillsammans med förväntningar på svarstider, kommunikationsfrekvens och önskat kommunikationssätt.
Använd skärmdelningsappar som Zoom, Slack eller Microsoft Teams samt videokonferens- och chattjänster för att göra det lättare för människor att kommunicera.
För att garantera att alla i teamet kan kommunicera effektivt bör man skapa ett gemensamt kommunikationsspråk.
Dokumentera krav och specifikationer på ett klart och enkelt språk. Undvik att använda komplicerade meningar eller tekniska termer som inte kan översättas på ett bra sätt.
För att dina kommunikationsprotokoll ska kunna överbrygga kulturella skillnader måste du vara kulturellt känslig och medveten. Lägg tid i förväg på kulturell utbildning för att hjälpa båda parter att bättre förstå godtagbara kommunikationsmetoder och tidigt identifiera eventuella missförstånd.
Det är viktigt att betona aktivt lyssnande, ge utrymme för frågor om förtydliganden och använda empati och förståelse för att överbrygga eventuella kulturella klyftor.

2. Datasäkerhetsfrågor

När du outsourcar företagets viktiga teknik, system eller produktutveckling finns det risk för datasäkerhetsproblem, integritetsfrågor och problem med immateriella rättigheter. Oro för eventuella säkerhetsöverträdelser eller obehörig åtkomst kan uppstå när man delar känslig information med ett indiskt offshore-team. Det är därför typiskt att förfrågningar om säkerhetsbrister, oerfarna team, dålig kodkvalitet, outtalad instabilitet, dataintrång och andra problem uppstår.

Lösning:

Inför strikta säkerhetsrutiner och skyddsåtgärder för att skydda privata och känsliga uppgifter.
Innan du får tillgång till känslig information ska du se till att alla anställda och entreprenörer undertecknar sekretessavtal och genomgår en grundlig bakgrundskontroll.
Använd säkra fildelningstjänster, VPN och krypterad e-post som verktyg för säker kommunikation och teamarbete.
Du bör rutinmässigt övervaka och granska det outsourcade teamets tillgång till kritisk data för att upptäcka och förhindra säkerhetsöverträdelser.
Om säkerhet och efterlevnad är viktigt för dig bör du överväga att outsourca till en partner med en gedigen meritlista. Kontrollera referenser, certifieringar, branschmeriter och kundlistor. Be om referenser från tidigare kunder.

3. Skillnader i tidszoner

Ett annat problem är att Indiens tidszoner skiljer sig från andra länders. Tidszonsskillnader kan orsaka problem med schemaläggningen och påverka projektets deadlines när arbetet ska samordnas. Indien ligger ofta flera timmar före eller efter många andra länder, så det kan vara svårt att organisera möten och se till att alla i teamet samarbetar på ett bra sätt. Skillnader i tidszoner kan leda till missade deadlines, kommunikationsavbrott och förseningar i projekten.

Lösning:

Se till att era tidslinjer och scheman är exakta och tar hänsyn till skillnaden i tidszon. Avsätt några timmar för den nödvändiga onlineöverlappningen, då båda teamen måste lova att vara tillgängliga för samtal och videokonferenser samtidigt.
Prioritera och fastställa rimliga tidsfrister för att besvara frågor och förfrågningar.
Använd samarbetsverktyg och tekniker som Trello, Asana och JIRA för att hantera projekt och hålla koll på framstegen i olika tidszoner.
Planera täta avstämningar och statusuppdateringar för att se till att alla i teamet är informerade och samarbetar på ett bra sätt.
För att säkerställa att projekten håller sig på rätt spår bör du tydligt kommunicera förestående deadlines, behovet av statusuppdateringar vid specifika datum och annan tidskänslig information.

4. Frågor om arbetskvalitet

Ett stort hinder för outsourcing till Indien är osäkerhet om kvaliteten på arbetet. Med tanke på att outsourcing ofta innebär att man lägger ut ett betydande arbete på en extern organisation som man inte har någon direkt kontroll över, kan detta vara en berättigad oro. Ibland kan det hända att det outsourcade teamet saknar den nödvändiga, djupgående förståelsen för en viss teknik eller bransch. Det bör dock påpekas att outsourcing till Indien inte alltid är farligt eller opålitligt.

Lösning:

Välj outsourcingföretag för programvara som har ett gott rykte för att producera högkvalitativt arbete. Sök efter partners som har ett gott rykte på marknaden och branschcertifieringar, och uppmuntra kundutlåtanden.
Skapa effektiva kommunikationskanaler och rutiner för kvalitetskontroll som ligger i linje med företagets mål. Regelbundna lägesrapporter, återkommande kvalitetsutvärderingar och verktyg för prestationsmätning som nyckeltal (KPI:er) faller alla under denna kategori.
Etablera en ansvarsfull och pålitlig kultur. Det innebär att man sätter upp tydliga förväntningar, ger användbar kritik och erkänner prestationer.
Investera i och arbeta med engagerade indiska team för mjukvaruutveckling som erbjuder möjligheter till utbildning och kompetensutveckling som passar ditt företags behov.

5. Juridiska frågor

Företag kan stöta på juridiska problem när de outsourcar till Indien, bland annat intrång i immateriella rättigheter, avtalsbrott och underlåtenhet att följa lokala lagar och förordningar. Om man inte känner till vilka regler och förordningar som gäller och inte granskar avtalen kan det leda till juridiska problem. Dessa juridiska problem kan leda till dyra rättstvister och skada företagets image.

Lösning:

Överlåt alla avtal och överenskommelser till jurister som noggrant utformar och bedömer dem för att undvika förvirring eller missförstånd.
Se till att outsourcingpartnern följer alla tillämpliga lagar och förordningar genom att noggrant undersöka dem.
Inkludera klausuler i avtalet som täcker juridiska frågor och anger vad som kan göras om en överträdelse inträffar.
Använd programvara och teknik för projektledning för att följa projektets framsteg i realtid och se till att tidsfristerna hålls, vilket minskar risken för konflikter och juridiska problem.
Samarbeta med seriösa indiska outsourcingföretag som har en gedigen historia av att följa lagen.

Även om det kräver arbete ger en framgångsrik outsourcing till Indien betydande fördelar som kvalificerad arbetskraft och snabbare tillväxt. Det har potential att främja innovation till en lägre kostnad genom att implementera starka engagemangsmodeller som inkluderar tydliga kontrakt, rigorösa utvärderingar av framsteg och gemensamt beslutsfattande.

Dessa samarbeten kan ge stora vinster om de genomförs med flit, empati och förtroende. Att anlita ett indiskt outsourcingföretag för att hantera ditt arbete kan därför vara mycket fördelaktigt om du anstränger dig för att ta itu med dessa problem. Hoppas att artikeln hjälper dig att göra det.

Intressanta länkar:

5 viktiga kulturella frågor vid outsourcing till Indien

För- och nackdelar med att outsourca IT till Indien

Rahil Kandamplayil

Hi, my name is Rahil. I work at YUHIRO Global and I help web agencies and software companies from Europe to build developer teams in India.