7 tips för att hantera offshore-team på ett framgångsrikt sätt

Mjukvaruutveckling är en komplex, tidskrävande och dyr process för ett internt företagsteam. Därför har outsourcing av IT-projekt till offshore-team blivit ett potentiellt alternativ för företag att framgångsrikt slutföra sina projekt. Offshoring är det perfekta sättet att bekämpa de problem som den växande bristen på teknisk kompetens, instabila marknader och krympande ekonomier medför.

Med offshore-team får du tillgång till kvalificerade medarbetare till en lägre kostnad, och deras mångfald hjälper ditt företag att bli mer anpassningsbart när marknaden förändras. Många företag väljer dock att inte använda denna affärsmodell av oro för att de inte kommer att kunna hantera dem effektivt. I den här artikeln får du sju tips som du behöver känna till för att hantera utländska team på ett framgångsrikt sätt och följande är de:

Kommunicera bilden av hela projektet
Skapa en lättförståelig produktfärdplan
Använd en korrekt kommunikationsstrategi för offshore-team
Använda agila metoder
Implementera ett överlappande arbetsschema
Framgångsrik orientering och kunskapsöverföring
Erkänn deras bidrag

1. Kommunicera bilden av hela projektet

I stället för att bara ge engagerade offshore-team brådskande uppgifter att slutföra är det absolut nödvändigt att se till att de förstår projektets övergripande mål och mål. Annars kommer teammedlemmarna inte att vara medvetna om projektets mål, vilket kommer att leda till att de blir oengagerade i sitt arbete och producerar undermåligt arbete. Oavsett vilken utvecklingsfas de arbetar med bör de ha en tydlig bild av projektets vision och riktning.

Det omfattar arbetets omfattning (SoW), som inkluderar leveransscheman, prioriteringar, milstolpar och förväntade resultat. Dessutom bör de få information om releasedetaljer och sprintplanering så att de kan förstå och följa de kommande uppgifterna. Om du har definierat en tydlig produktvision kommer ditt interna team att känna sig säkrare i sina jobb och få en bättre uppfattning om produktens utseende.

2. Skapa en lättförståelig produktfärdplan

Förutom att kommunicera projektmålen kommer en tydlig produktfärdplan att vara till stor hjälp när det gäller att hantera de utländska teamen. Genom att organisera projektet i tidsintervall kan du hantera uppgifterna på ett mer effektivt sätt tillsammans med teamet. Genom att skapa en färdplan för produktutveckling kan du få en övergripande förståelse för vad som är viktigt för att uppnå den förutbestämda produktvisionen.

Dessutom kan utvecklingsprocessen delas in i korta intervaller, så kallade sprintar, som omfattar särskilda prioriteringar, tidslinjen och SoW för respektive teammedlem.
Ditt engagerade team utomlands och du kan övervaka sprintens framsteg och göra snabba justeringar för att hålla kursen mot färdplanen med hjälp av den.
En lättförståelig färdplan med strategiskt fördelade sprintar är avgörande för att effektivt kunna hantera offshore-utvecklingsteam och skapa en trivsam arbetsmiljö.

3. Använd en korrekt kommunikationsstrategi för offshore-team

När man arbetar offshore finns det en större risk att man tappar bort många detaljer i jobbet på grund av dålig kommunikation. När man arbetar på distans är det sällsynt att teamet förstår hur arbetet går jämfört med en kontorsmiljö. All kommunikation sker via röst- eller videosamtal. Därför är det mycket viktigt att använda kommunikationsverktygen på rätt sätt.

Du kan till exempel använda Jira och Trello för att spåra och rapportera uppgifter, Whatsapp, Skype och Slack för röst- och videosamtal samt Google Meet och Zoom för videokonferenser.
Försök dessutom att undvika språkbarriärer genom att förenkla sättet ni kommunicerar på.
Med andra ord bör du vara direkt i ditt dagliga arbete, undvika metaforer och använda ett enkelt språk.
Du kan också minska sannolikheten för att konflikter uppstår på grund av kulturella skillnader genom att regelbundet dela med dig av dina erfarenheter och visa respekt för andra människors kulturella sedvänjor och trosuppfattningar.

4. Använda agila metoder

Att använda agila utvecklingsmetoder är ett annat erkänt och effektivt verktyg för att hantera offshore-utvecklingsteam. Detta tillvägagångssätt erbjuder ett öppet ramverk som stöder inkrementella och iterativa tillvägagångssätt och kan anpassas i vilken utsträckning som helst som svar på feedback eller förändringar på marknaden.

Metoden ger kvalitet och effektivitet högsta prioritet och när den kombineras med ditt team management-system ökar teamets produktivitet. Den agila tekniken hjälper också till att prioritera arbetsuppgifter utifrån affärsvärde och kundbehov. Att arbeta med tidszonsskillnader och begränsad kommunikation kräver att utlandsteamet fokuserar på de viktigaste uppgifterna, vilket säkerställs genom att göra på detta sätt.

5. Implementera ett överlappande arbetsschema

Att arbeta med utländska team som befinner sig i olika tidszoner kan ibland göra det svårt att kommunicera i realtid. När arbetstiderna för de båda tidszonerna sammanfaller kan mer tid ägnas åt att gemensamt undersöka viktiga frågor. Under den här tiden kan du därför hålla extra möten, team huddles eller något annat som kräver aktivt samarbete med de andra teamen.

Genom strategisk planering och organisation kan du minimera oförutsedda förseningar i arbetsflödet genom att genomföra nödvändiga schemajusteringar. Genom att göra detta kan du garantera ett smidigt samarbete för att utvecklingsprojekten ska bli framgångsrika och eventuellt minska problemet med att arbeta över till och med mycket olika tidszoner.

6. Framgångsrik orientering och kunskapsöverföring

Att fokusera på framgångsrik introduktion och kunskapsöverföring är ett annat bra sätt att hantera utländska team på ett effektivt sätt. Det garanterar att alla teammedlemmar är medvetna om projektets mål och förväntningar, liksom om arbetsrutinerna och organisationskulturen. Dessutom delas relevant dokumentation och kunskapsresurser i denna process, liksom praxis för programvaruutveckling, teknikstackar och metoder.

Korrekt introduktion och kunskapsöverföring kan hjälpa utländska teammedlemmar att bli produktiva och snabbt integreras i teamet. Det kan också minska risken för missförstånd, förseningar och fel som kan uppstå när teammedlemmarna inte känner till projektets specifikationer eller rutiner.

7. Erkänna deras bidrag

Att uttrycka tacksamhet är en viktig del av att bygga relationer med ditt offshore-team. Genom att erkänna deras bidrag och hårda arbete visar du att du uppskattar dem. Det uppmuntrar dem att arbeta hårt med ditt projekt och ge allt de har. Det stärker teamets sammanhållning och ökar produktiviteten, förutom att det bevarar en positiv gruppdynamik. Här är några sätt du kan uttrycka din tacksamhet till dina utländska team:

Skicka dem ett tackbrev som ett tecken på uppskattning för deras insatser och engagemang.
Ett omtänksamt sätt att uttrycka din tacksamhet är med ett presentkort eller kontantincitament.
Teammedlemmar bör befordras genom att de får mer ansvar och kompensation.
Tacksamhet uttrycks bäst offentligt. Ge dem en shout-out i ett mejl eller under ett möte för att uttrycka din tacksamhet för deras arbete.
Ge människor möjlighet att utvecklas, lära sig nya saker och ta sig an utmaningar.
Anpassa dina förväntningar därefter och visa hänsyn till deras situation.

Att anlita offshore-team med kunskap och expertis för att slutföra uppgifter är alltid en bra idé i den ständigt föränderliga teknikvärlden. Att leda ett team utomlands är dock inte alltid helt enkelt på grund av potentiella hinder som skillnader i tidszoner, brist på personliga möten, dålig kommunikation osv. Att fastställa tydliga mål och förväntningar, skapa en kommunikationsplan och ge adekvat stöd och feedback är avgörande för att säkerställa ett framgångsrikt utlandsteam.

Dessutom är det viktigt att se till att teamet har tillgång till de verktyg och resurser som behövs. Att hantera ett offshore-utvecklingsteam handlar därför inte bara om strategisk planering, utan också om att bedöma organisationens beredskap att anpassa sig till den nya miljön. Ditt mjukvaruutvecklingsprojekt kommer att bli framgångsrikt om du följer ovanstående råd. Hoppas att den här artikeln hjälper dig att uppnå det.

Intressanta länkar:

Utmaningar med att leda offshore-team

Effektiva strategier för att hantera offshore-team

Rahil Kandamplayil

Hi, my name is Rahil. I work at YUHIRO Global and I help web agencies and software companies from Europe to build developer teams in India.