Hva er rollen til en IT-prosjektleder?
En IT-prosjektleder er en fagperson som er ansvarlig for planlegging, gjennomføring og delegering av en organisasjons IT-mål for kunder eller organisasjoner. De setter opp tidsplaner og budsjetter, delegerer oppgaver til teammedlemmene, følger med på utviklingen og kontakter interesserte parter. Siden nesten alle organisasjoner er avhengige av datateknologi, kan de jobbe i ulike sektorer.
Noen organisasjoner oppretter til og med IT-prosjektstyringskontorer (PMO) for å overvåke gjennomføringen av store prosjekter. En IT-prosjektleder kan ha ansvar for prosjekter som programvareutvikling, utvikling av mobilapplikasjoner, webutvikling, databaseadministrasjon osv. Når du kjenner til rollen som IT-prosjektleder, kan du finne ut om dette er en karriere du ønsker å satse på, eller hvordan du kan starte som ansvarlig fagperson. Lær mer fra artikkelen.
1. Fastsettelse av prosjektets mål
Det første og viktigste ansvaret en prosjektleder har før et nytt prosjekt settes i gang, er å identifisere prosjektets mål og forventede resultater. Sammen med teammedlemmer, ledere, investorer, kunder og andre interessenter bør de utarbeide et prosjektcharter som skisserer målene og omfanget av arbeidet, viktige leveranser og milepæler, forventet tidsplan og budsjett osv.
Charteret bør også inneholde roller og ansvarsområder for hvert enkelt teammedlem, samt kommunikasjons- og tilbakemeldingskanaler. Til slutt skal den gjennomgås og godkjennes av alle interessenter.
2. Etablering av måleparametere for prosjektet
Når ledere, kunder eller andre prosjektsponsorer har godkjent prosjektcharteret, etablerer en IT-prosjektleder måleparametere for å spore teamets fremgang mot prosjektmålene. De skaper presise, veldefinerte nøkkelindikatorer (KPI-er) for å måle teamets effektivitet gjennom hele prosjektet.
SMART-metoden brukes til å lage spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og tidsbestemte mål for et prosjekt. KPI-er sikrer at prosjektet er i rute, og at eventuelle problemer kan løses raskt. De brukes også til å skape ansvarlighet og måle prosjektets suksess. Til slutt gir de en referanse for fremtidige prosjekter.
3. Sette sammen tidslinjer for prosjektet
Det er IT-prosjektlederens ansvar å lage prosjektplaner slik at teamet kan overholde tidsfrister og levere prosjektene i tide. For å sikre at teamet fullfører arbeidet i tide, innebærer prosjektplanlegging ofte å prioritere oppgavene, anslå hvor lang tid de vil ta og sette tidsfrister.
Forventede risikoer, som lengre vedlikeholdsintervaller, kan også påvirke prosjektets tidslinje og må tas med i tidsplanen. De bruker en rekke teknikker for å lage prosjektplaner, og de bruker ofte programvare for prosjektstyring for å fullføre tidsfrister.
4. Utarbeide økonomiske planer eller budsjetter
Et annet ansvarsområde er å fastsette budsjettet for et prosjekt i samarbeid med ledere eller kunder. De bør estimere prosjektets kostnader og utgifter for å sikre at det holder seg innenfor budsjettet. Noen av de viktigste faktorene de bør ta hensyn til når de utarbeider et prosjektbudsjett, er lønnskostnader, som inkluderer lønn og arbeidstid for teammedlemmene, kostnader til rekvisita og utstyr, for eksempel programvare, og andre utgifter som reise og transport.
De bør også vurdere kostnadene for eventuelle eksterne konsulenter eller leverandører som kan være nødvendige for prosjektet. De bør også planlegge for uforutsette hendelser, for eksempel uventede forsinkelser eller kostnadsoverskridelser.
5. Fastsette prosjektets ansvarsområder
Det er IT-prosjektledernes ansvar å delegere oppgaver til teamene. De lager en huskeliste og deler den ut til teammedlemmene etter hvert som prosjektet skrider frem. De bruker også et visuelt diagram over prosjektets leveranser med en arbeidsfordelingsstruktur, noe som kan være en fordel. Ved hjelp av denne informasjonen utarbeider de en liste over oppgaver og deloppgaver for hver leveranse, som deretter fordeles mellom teammedlemmene.
De kommer til å jobbe tett sammen med teammedlemmene og lære om deres ferdigheter. De vil derfor være i stand til å tildele oppgaver i samsvar med preferansene og styrkene til hvert enkelt teammedlem. En utvikler med gode problemløsningsevner kan for eksempel få oppgaver knyttet til feilkoding.
6. Tildeling av ressurser
Etter å ha fordelt oppgavene setter IT-prosjektlederen av ressurser for å sikre at teammedlemmene kan fullføre arbeidet effektivt. Avhengig av prosjektet du leder, kan ressurser omfatte utstyr, teknologi, tid, mennesker og relevant informasjon. Når du skriver og gjennomgår kompleks kode, kan du for eksempel gi et teammedlem en ekstra skjerm.
7. Overvåking av prosjekter
Det er nå deres ansvar å overvåke prosjektene for å sikre at de holder seg innenfor det tildelte budsjettet, omfanget og tidsrammen. De bør overvåke dem ved å kommunisere med teammedlemmene og holde seg orientert om status for arbeidet. Å holde regelmessige eller ukentlige møter med teammedlemmene er en måte å følge fremdriften i prosjektet på. Det vil hjelpe IT-prosjektlederne med å sammenligne teamets fremdrift med tidslinjen.
8. Opprette statusrapporter
De er ansvarlige for å utarbeide statusrapporter. Som navnet sier, er dette rapporten som utarbeides for å informere alle relevante parter om prosjektets status. Den skrives konsekvent gjennom hele prosjektet, for eksempel ukentlig eller når en ekstern part ber om det. Statusrapportene inneholder en beskrivelse av arbeidet teamet har utført, informasjon om gjenstående oppgaver og tidsfrister og informasjon om forventede risikoer eller utfordringer i forhold til prosjektets tidsplan.
9. Håndtering av involverte risikoer
Håndtering av risikoer og hindringer for å holde prosjektet i gang er en viktig del av arbeidet til en IT-prosjektleder. Prosjektets omfang, endringer i krav og tekniske problemer, som nettverksbrudd, kan alle utgjøre en risiko i IT-prosjekter. Ved å se potensielle problemer og utvikle en strategi for å løse dem, kan de håndtere risiko på en effektiv måte. Hvis slike risikoer oppstår, kan de bruke planen til å implementere egnede løsninger.
10. Budsjettoppfølging
De holder øye med utgifter og kostnader for å sikre at prosjektet holder seg innenfor det tildelte budsjettet. Ved å føre en kostnadslogg kan du sammenligne de faktiske utgiftene med det foreløpige budsjettet du opprettet under prosjektplanleggingen. Programvare for budsjettering og prosjektstyring er verktøy som mange av dem bruker til å spore utgifter og lage budsjettdokumenter. Ved hjelp av denne programvaren kan du identifisere områder der utgiftene kan endres for å holde prosjektet innenfor det tildelte budsjettet.
11. Snakke med potensielle kunder
En IT-prosjektleder holder kontakt med kunder og andre interessenter underveis i prosjektet. De svarer på henvendelser, gir fremdriftsrapporter og viser frem leveranser som prototyper. Denne kommunikasjonen muliggjør en gjennomgang av teamets arbeid og kommentarer fra interesserte parter. Hvis interessenter ber om endringer i prosjektets mål eller leveranser, kan dere diskutere dem og finne den beste løsningen.
12. Vurdering av ytelse
De vurderer teamets resultater for å sikre at det produseres arbeid av høy kvalitet. Gjennom hele prosjektet spores KPI-ene for å måle teamets effektivitet. De kan også vurdere kvaliteten på prosjektleveransene gjennom kvalitetssikringstesting (QA). For at teamet skal fortsette å jobbe mot prosjektets mål, kan de kommunisere forventninger til teammedlemmene hvis de oppdager områder der teamet må forbedre seg.
13. Avslutning av prosjekter
En IT-prosjektleder ferdigstiller dokumentasjon og leverer de ferdige leveransene til interesserte parter, som investorer eller kunder, når prosjektet er avsluttet. De snakker om hvorvidt teamet har fullført prosjektet i samsvar med kravene og målene. For å identifisere forbedringsområder gjennomføres det en prosjektpost-mortem, som innebærer evaluering av prosjektet og innhenting av tilbakemeldinger. Arbeidsflyter eller prosedyrer kan endres for kommende prosjekter ved hjelp av dataene som samles inn fra en post mortem.
Alt dette er altså rollene og ansvarsområdene til en IT-prosjektleder. De har mye å gjøre for å fullføre prosjektene på en vellykket måte. De må kunne kommunisere med interessenter og teammedlemmer og håndtere ressurser og budsjetter. En IT-prosjektleder må også ha evnen til å feilsøke og løse problemer raskt. De må være i stand til å ta informerte beslutninger og iverksette korrigerende tiltak når det er nødvendig. De må også være i stand til å gi tydelig retning og motivere teamet sitt til å nå sine mål. Så håper artikkelen vil hjelpe deg å forstå deres ansvar.
Interessante lenker:
Definisjon av IT-prosjektleder.
Hi, my name is Rahil. I work at YUHIRO Global and I help web agencies and software companies from Europe to build developer teams in India.