7 Tips om offshore teams succesvol te managen

door

7 Tips om offshore teams succesvol te managen

Softwareontwikkeling is een complex, tijdrovend en duur proces voor een intern bedrijfsteam. Daarom is het uitbesteden van IT-projecten aan offshoreteams een potentieel alternatief geworden voor bedrijven om hun projecten met succes af te ronden. Offshoring is de ideale manier om de problemen van het groeiende tekort aan technisch talent, onstabiele markten en krimpende economieën aan te pakken.

Met offshore teams krijg je toegang tot bekwame werknemers tegen lagere kosten, en hun diversiteit zal je bedrijf helpen zich beter aan te passen als de markt verandert. Veel bedrijven kiezen er echter voor om dit bedrijfsmodel niet te gebruiken, omdat ze bang zijn dat ze niet in staat zijn om ze effectief te managen. In dit artikel vind je zeven tips die je moet weten over het succesvol managen van overzeese teams:

  • Communiceer het hele project
  • Creëer een gemakkelijk te begrijpen productroutekaart
  • Gebruik een juiste communicatiestrategie voor offshore teams
  • Maak gebruik van Agile methodologieën
  • Een overlappend werkschema implementeren
  • Succesvolle oriëntatie en kennisoverdracht
  • Erken hun bijdragen

1. Communiceer het hele project

In plaats van toegewijde offshoreteams alleen maar dringende taken te geven, is het noodzakelijk om ervoor te zorgen dat ze de algemene doelen en doelstellingen van het project begrijpen. Anders zijn de teamleden zich niet bewust van de doelstellingen van het project, waardoor ze niet meer betrokken zijn bij hun werk en ondermaats werk leveren. Aan welke ontwikkelingsfase ze ook werken, ze moeten een duidelijk beeld hebben van de visie en richting van het project.

Het omvat de Scope of Work (SoW), die deliverableschema’s, prioriteiten, mijlpalen en verwachte resultaten bevat. Bovendien moeten ze de details van de release en de sprintplanning krijgen, zodat ze de komende taken kunnen begrijpen en zich eraan kunnen houden. Als je een duidelijke productvisie hebt gedefinieerd, zal je interne team zich zekerder voelen in hun werk en een beter idee hebben van het uiterlijk van het product.

2. Maak een gemakkelijk te begrijpen productroutekaart

Naast het communiceren van de projectdoelen is het maken van een duidelijke product roadmap erg nuttig bij het managen van de overzeese teams. Door je project in tijdsintervallen te organiseren, kun je taken effectiever en efficiënter beheren met het team. Door een roadmap voor productontwikkeling te maken, kun je op hoog niveau begrijpen wat essentieel is om de vooraf bepaalde productvisie te bereiken.

  • Daarnaast kan het ontwikkelproces worden onderverdeeld in korte intervallen die sprints worden genoemd en die respectievelijk bepaalde prioriteiten, de tijdlijn en de SoW voor elk teamlid bevatten.
  • Je toegewijde team overzee en jij kunnen de voortgang van de sprint bewaken en snel aanpassingen maken om op koers te blijven met de roadmap met zijn hulp.
  • Een eenvoudig te begrijpen stappenplan met strategisch gespreide sprints is cruciaal voor het effectief managen van offshore ontwikkelteams en het bevorderen van een prettige werkomgeving.

3. Gebruik een goede communicatiestrategie voor offshore teams

Wanneer je offshore werkt, is de kans groter dat je veel details over het werk uit het oog verliest door slechte communicatie. Wanneer je op afstand werkt, is het zeldzaam dat het team begrijpt hoe het werk verloopt in vergelijking met een kantooromgeving. Alle communicatie vindt plaats via spraak- of videogesprekken. Het is dus heel belangrijk om goed na te denken over communicatiemiddelen.

  • Je kunt bijvoorbeeld Jira en Trello gebruiken voor het bijhouden en rapporteren van taken, Whatsapp, Skype en Slack voor spraak- en videogesprekken en Google Meet en Zoom voor videovergaderen.
  • Probeer bovendien taalbarrières te vermijden door de manier van communiceren te vereenvoudigen.
  • Met andere woorden, je moet direct zijn in je dagelijkse werk, geen metaforen gebruiken en eenvoudige taal gebruiken.
  • Je kunt de kans op conflicten als gevolg van culturele verschillen ook verkleinen door regelmatig samen te werken en respect te tonen voor de culturele gebruiken en overtuigingen van anderen.

4. Maak gebruik van Agile methodologieën

Het gebruik van agile ontwikkelingsmethodologieën is een ander erkend en effectief hulpmiddel voor het beheer van offshore ontwikkelteams. Deze aanpak biedt een open kader dat incrementele en iteratieve benaderingen ondersteunt en zich in elke mate kan aanpassen als reactie op feedback of veranderingen in de markt.

De aanpak geeft kwaliteit en efficiëntie de hoogste prioriteit en wanneer deze methode wordt gecombineerd met je teammanagementsysteem, zal dit de productiviteit van het team een boost geven. De agile techniek helpt ook bij het prioriteren van taken op basis van bedrijfswaarde en klantbehoeften. Werken met tijdzoneverschillen en beperkte communicatie vereist dat het overzeese team zich concentreert op de belangrijkste taken, wat op deze manier gegarandeerd wordt.

5. Implementeer een Overlappend Werkschema

Werken met overzeese teams die zich in verschillende tijdzones bevinden, kan real-time communicatie soms moeilijk maken. Wanneer de werktijden voor beide tijdzones samenvallen, kan er meer tijd worden besteed aan het gezamenlijk onderzoeken van belangrijke zaken. In deze tijd kun je dus extra vergaderingen houden, teambesprekingen of iets anders dat een actieve samenwerking met de andere teams vereist.

Door strategische planning en organisatie kun je onvoorziene vertragingen in de workflow minimaliseren door noodzakelijke aanpassingen in de planning door te voeren. Door dit te doen, kun je een naadloze samenwerking garanderen voor het succes van ontwikkelingsprojecten en mogelijk het probleem verminderen van het werken in zelfs zeer verschillende tijdzones.

6. Succesvolle oriëntatie en kennisoverdracht

Focussen op een succesvolle onboarding en kennisoverdracht is een andere goede manier om overzeese teams effectief te beheren. Dit garandeert dat alle teamleden op de hoogte zijn van de doelen en verwachtingen van het project, maar ook van de werkprocedures en de organisatiecultuur. Bovendien worden relevante documentatie en kennisbronnen in dit proces gedeeld, evenals softwareontwikkelingspraktijken, tech stacks en methodologieën.

Een goede inwerkperiode en kennisoverdracht kunnen ervoor zorgen dat overzeese teamleden productief worden en snel in het team integreren. Dit verkleint ook de kans op miscommunicatie, oponthoud en fouten die kunnen ontstaan wanneer teamleden niet bekend zijn met de specificaties of procedures van het project.

7. Erken hun bijdragen

Het uiten van dankbaarheid is een cruciaal onderdeel van het opbouwen van relaties met je offshore team. Door hun bijdragen en harde werk te erkennen, laat je zien dat je hen waardeert. Het moedigt hen aan om hard aan je project te werken en alles te geven. Het versterkt het behoud van het team, verhoogt de productiviteit en zorgt voor een positieve teamdynamiek. Hier zijn een paar manieren waarop je je dankbaarheid kunt uiten aan je overzeese teams:

  • Stuur ze een bedankbriefje als blijk van waardering voor hun inspanningen en inzet.
  • Een attente manier om je dankbaarheid uit te drukken is met een cadeaubon of een geldbedrag.
  • Teamleden moeten worden gepromoveerd door ze meer verantwoordelijkheden en compensatie te geven.
  • Dankbaarheid kan het best in het openbaar worden geuit. Geef ze een shout-out in een e-mail of tijdens een vergadering om je dankbaarheid voor hun werk te uiten.
  • Geef mensen de kans om zich te ontwikkelen, nieuwe vaardigheden op te doen en uitdagingen aan te gaan.
  • Pas je verwachtingen hierop aan en houd rekening met hun omstandigheden.

Het inhuren van offshore teams met de kennis en expertise om taken uit te voeren is altijd een goed idee in deze steeds veranderende technische wereld. Het leiden van een overzees team is echter niet altijd eenvoudig vanwege mogelijke obstakels zoals verschillen in tijdzones, een gebrek aan face-to-face interactie, slechte communicatie, enz. Het stellen van duidelijke doelen en verwachtingen, het maken van een communicatieplan en het bieden van adequate ondersteuning en feedback zijn essentieel voor een succesvol overzees team.

Bovendien is het essentieel om ervoor te zorgen dat het team toegang heeft tot de nodige tools en middelen. Daarom gaat het managen van een offshore ontwikkelteam verder dan alleen strategische planning; het omvat ook het beoordelen of je organisatie klaar is om zich aan te passen aan de nieuwe omgeving. Je softwareontwikkelingsproject zal succesvol zijn als je de bovenstaande adviezen opvolgt. Hopelijk helpt dit artikel je daarbij.

Interessante links:

Uitdagingen van het managen van offshore teams

Effectieve strategieën voor het managen van offshore teams

Plaats een reactie