7 Beste Praktijken om Externe Teams Effectief Te Managen

door

7 Beste Praktijken om Externe Teams Effectief Te Managen

Het managen van teams op afstand is een uitdagende taak. Het kan moeilijk zijn om de beste prestaties te halen uit mensen die je niet vaak ziet of misschien zelfs nooit hebt ontmoet. Je moet je er echter van bewust zijn dat werken op afstand en hybride werken niet snel zullen verdwijnen. Hoe dan ook, de uitdagingen van het managen van teams op afstand zijn een kleine prijs voor de voordelen die ze bieden.

Je kunt bedrijfsdoelen bereiken, de balans tussen werk en privé verbeteren, de tevredenheid van je werknemers verhogen en nog veel meer als je externe teams in de moderne werkomgeving efficiënt kunt beheren. Dus of het nu nieuw voor je is om externe teamleden te managen of dat je het al een tijdje doet, in dit artikel bespreken we een aantal van de best practices die je kunt gebruiken om virtuele teams effectief te managen.

Hier zijn er een paar ter informatie:

  • Stel duidelijke verwachtingen en zorg voor transparantie
  • Kies de juiste communicatiekanalen
  • Zorg voor consistente inchecktijden
  • Documenteer elk detail
  • Prioriteit geven aan geestelijke gezondheid en welzijn
  • Focus op resultaten, niet op activiteiten
  • Omarm zowel kleine als grote overwinningen

1. Stel duidelijke verwachtingen en zorg voor transparantie

Bij het managen van externe medewerkers is het cruciaal om verwachtingen en grenzen te definiëren waarbinnen je teamleden kunnen werken. Dit maakt het voor iedereen mogelijk om duidelijk te communiceren en met meer succes samen te werken. Daarnaast is openheid en eerlijkheid tegenover je team over mogelijke problemen essentieel voor een succesvol team op afstand. De openheid van het leiderschap bevordert een sterk gevoel van kameraadschap binnen het team.

  • Dit kan alleen worden bereikt door je teamleden duidelijk de regels en voorschriften te geven die je van hen verwacht en hen te vertellen wat je exacte strategie is om hen virtueel te managen.
  • Zorg ervoor dat het team op de hoogte is van de bedrijfscultuur, het beleid met betrekking tot werken op afstand, projectrichtlijnen, communicatiestijlgidsen en verwachte beschikbaarheids- en werkdrukniveaus.
  • Het organiseren van een startvergadering om al het beleid en de procedures te introduceren is de beste manier om te beginnen met het implementeren van de werkverwachtingen bij het managen van virtuele teams.
  • Blijf ze daarna versterken tijdens wekelijkse en maandelijkse vergaderingen.

2. Kies de juiste communicatiekanalen

Het opzetten van de juiste communicatiekanalen is essentieel voor het effectief managen van teams op afstand. Afhankelijk van het beoogde gebruik kan communicatie verschillende vormen aannemen. Een e-mail kan bijvoorbeeld formeel en zakelijk zijn, terwijl een tekstbericht informeel en informeel kan zijn. Afhankelijk van het medium kunnen er aanzienlijke verschillen zijn in hoe een bericht wordt ontvangen. Soms verdienen diensten als instant messaging, cloud sharing en virtuele vergaderingen de voorkeur.

Daarnaast kun je online chat en e-mail aanwijzen als de primaire communicatiemiddelen van je team als je het aantal geïmproviseerde videogesprekken wilt verminderen. Vermijd echter het gebruik van te veel verschillende tools en kanalen, omdat ze je team kunnen overweldigen en ervoor kunnen zorgen dat essentiële berichten door de mazen van het net glippen. Het is beter om een tool voor werknemersbetrokkenheid te gebruiken met meerdere communicatiekanalen dan één enkel communicatieplatform.

Zorg er ook voor dat je regelmatig één-op-één vergadert met je teamleden. Berichten en prioriteiten kunnen door elkaar gaan lopen als je voornamelijk communiceert via Slack of andere tools. Daarom is het goed om een wekelijkse kick-off meeting te houden, waar je informatie kunt delen over de prioriteiten van de week, statusupdates kunt geven over lopende projecten en kunt zorgen voor duidelijkheid over nieuwe initiatieven.

3. Zorg voor consistente inchecktijden

In tegenstelling tot werken op kantoor, is het niet eenvoudig om regelmatig in contact te komen met teams op afstand, vooral als je team net is begonnen met werken op afstand. In dergelijke situaties kan het nodig zijn om extra check-ins te organiseren totdat de teamleden zich effectief hebben aangepast aan het nieuwe schema. Pas daarna aan wat je team effectief vindt en de hoeveelheid werk die is toegewezen.

Begin met een dagelijkse vergadering van 15 tot 20 minuten. Ga rond in een cirkel en geef elke medewerker de kans om zijn of haar dagplanning te delen, eventuele zorgen die ze hebben en welke ondersteuning ze nodig hebben van hun teamgenoten. Als je team niet beschikbaar is of niet op het werk aanwezig is, is het ook een goed idee om ze van tevoren te informeren en indien nodig updates te geven. Maar geef ze niet het gevoel dat ze in de gaten worden gehouden.

4. Documenteer elk detail

Teambeheer op afstand kan al snel een hele uitdaging worden. Bij het overbrengen van projectactiviteiten van een offline naar een online omgeving kunnen veel noodzakelijke stappen en taken over het hoofd worden gezien. Alleen de workflows, rollen en procedures in je hoofd hebben is dus onvoldoende voor efficiënt teambeheer op afstand.

  • Zoveel mogelijk documenteren en de documentatie gemakkelijk toegankelijk maken voor alle werknemers op afstand is de beste manier om werknemers aan boord te houden en de teamproductiviteit te verbeteren.
  • Zorg voor grondige documentatie met alle taken die het team moet uitvoeren, samen met deadlines en verantwoordingsinformatie.
  • Door deze documenten op een gedeeld opslagplatform te plaatsen en teamleden op elk moment toegang te geven, zorg je ervoor dat ze altijd beschikbaar zijn voor je team.
  • Hierdoor zullen er minder knelpunten zijn en zullen teamleden productiever werken om hun taken af te krijgen.

5. Prioriteit geven aan geestelijke gezondheid en welzijn

Als je een team op afstand managet, heb je minder mogelijkheden om meer te weten te komen over de emotionele uitdagingen waar je werknemers mee te maken hebben, dus moet je meer nadruk leggen op de mentale gezondheid van je teamleden als ze op afstand werken dan wanneer ze op kantoor zijn.

Sommige werknemers kunnen zich bijvoorbeeld gemakkelijker aanpassen aan werken op afstand en een goede gezondheid behouden dan anderen. Als dat niet zo is, moet je uitzoeken wie dat zijn en in hun behoeften voorzien. Hier zijn een paar methoden om dat te doen:

  • Werknemers voordelen bieden op het gebied van geestelijke gezondheid
  • Transparante communicatie binnen het team bevorderen
  • Een psychotherapeut aanwijzen met wie het team kan communiceren
  • Delen van richtlijnen en bronnen voor zelfzorg
  • Werknemers aanmoedigen om regelmatig pauzes te nemen

Stimuleer ook sociale interacties tussen teams op afstand. Om ervoor te zorgen dat werknemers met elkaar in contact kunnen komen en kunnen socialiseren, moet je proactief mogelijkheden voor hen creëren. Je kunt dit doen door middel van virtuele hangouts, brainstorms, koffiestand-ups, online lunches en teambuildingspellen.

6. Focus op output, niet op activiteiten

Op een traditionele werkplek wordt een werknemer over het algemeen geacht een volledige dag te hebben gewerkt als hij heeft ingecheckt, achter zijn bureau zit en op het geplande tijdstip vertrekt. Maar in de context van werk op afstand wordt het steeds moeilijker om het verschil te zien tussen thuis en op kantoor. Daarom is het belangrijker om op de output te letten dan op hoe lang iemand aan een bureau werkt.

Daarom is het beter om ruimte voor hen te maken en groepsdiscussies te bevorderen, zodat je de obstakels voor je team beter kunt begrijpen en veranderingen kunt doorvoeren of problemen kunt aanpakken die leden ervan weerhouden hun beste werk te geven.

7. Omarm zowel kleine als grote overwinningen

Samenwerken om doelen te bereiken is hoe een team wordt gevormd. Laat de fysieke afstand je er daarom niet van weerhouden om prestaties te erkennen en te belonen als je leiding geeft aan virtuele teams. Je medewerkers op afstand zullen geïnspireerd worden om hun best te doen als je hun prestaties erkent en viert. Een teamlid een bonusdag vrij geven, een cadeau thuis laten bezorgen of virtuele feestjes organiseren zijn enkele voorbeelden.

Wacht ook niet met feestvieren tot je een opmerkelijke taak hebt volbracht. Kortetermijnresultaten zijn essentieel, vooral als je leiding geeft aan teams op afstand. Anders kunnen je teamleden ontmoedigd raken.

Je hebt dus gelezen wat de beste manieren zijn om teams op afstand effectief te leiden. Het is duidelijk dat het leiden van teams op afstand een uitdagende taak is. Niet alleen moet je de voltooiing van taken en projectdoelen nauwlettend in de gaten houden, maar je moet ook veel aandacht besteden aan de relaties en emotionele gezondheid van teamleden. Breng deze best practices dus nu meteen in de praktijk en kijk hoe ze de output van je team op afstand verbeteren.

Interessante links:

Wat goede externe managers anders doen

Hoe een goede manager op afstand te zijn

Plaats een reactie