7 buone pratiche per gestire efficacemente i team remoti

La gestione di team remoti è un compito impegnativo. Può essere difficile ottenere le migliori prestazioni da persone che non vedi spesso o che non hai mai incontrato. Tuttavia, devi sapere che il lavoro a distanza e quello ibrido non sono destinati a scomparire presto. In ogni caso, le sfide della gestione dei team remoti sono un piccolo prezzo da pagare per i vantaggi che offrono.

Puoi raggiungere gli obiettivi aziendali, incoraggiare l’equilibrio tra lavoro e vita privata, aumentare la soddisfazione dei dipendenti e molto altro ancora se riesci a gestire in modo efficiente i team remoti nel luogo di lavoro moderno. Quindi, sia che tu sia alle prime armi con la gestione dei membri di un team remoto, sia che tu lo faccia da tempo, in questo articolo ti illustreremo alcune delle migliori pratiche che puoi utilizzare per gestire efficacemente i team virtuali.

Eccone alcuni a titolo informativo:

Stabilisci aspettative chiare e mantieni la trasparenza
Scegli i canali di comunicazione giusti
Stabilisci orari di check-in coerenti
Documenta ogni dettaglio
Dare priorità alla salute e al benessere mentale
Concentrati sui risultati, non sulle attività
Abbraccia sia le piccole che le grandi vittorie

1. Stabilisci aspettative chiare e mantieni la trasparenza

Quando si gestiscono i lavoratori a distanza, è fondamentale definire le aspettative e i limiti entro i quali i membri del team possono lavorare. In questo modo è possibile per tutti comunicare in modo chiaro e collaborare con maggiore successo. Inoltre, essere sinceri e onesti con il tuo team riguardo a potenziali problemi è essenziale per il successo di un team remoto. L’apertura della leadership favorisce un forte senso di cameratismo all’interno del team.

Questo può essere ottenuto solo delineando chiaramente ai membri del tuo team le regole e le norme che ti aspetti da loro e comunicando loro la tua esatta strategia per gestirli virtualmente.
Assicurati che il team sia a conoscenza della cultura aziendale, delle politiche sul lavoro a distanza, delle linee guida per i progetti, dello stile di comunicazione e dei livelli di disponibilità e carico di lavoro previsti.
Organizzare una riunione iniziale per introdurre tutte le politiche e le procedure è il modo migliore per iniziare a implementare le aspettative di lavoro quando si gestiscono team virtuali.
In seguito, durante le riunioni settimanali e mensili, continua a rafforzarli.

2. Scegli i canali di comunicazione giusti

La creazione di canali di comunicazione appropriati è essenziale per gestire efficacemente i team remoti. A seconda dell’uso che se ne vuole fare, la comunicazione può assumere forme diverse. Ad esempio, un’e-mail può essere formale e commerciale, mentre un messaggio di testo può essere informale e disinvolto. A seconda del mezzo di comunicazione, possono esserci differenze significative nel modo in cui un messaggio viene ricevuto. A volte sono preferibili servizi come la messaggistica istantanea, la condivisione su cloud e le riunioni virtuali.

Inoltre, se vuoi ridurre il numero di videochiamate improvvise, puoi scegliere la chat online e l’e-mail come mezzi di comunicazione principali per il tuo team. Tuttavia, evita di utilizzare troppi strumenti e canali diversi, perché potrebbero sovraccaricare il tuo team e far passare inosservati messaggi essenziali. È meglio utilizzare uno strumento di coinvolgimento dei dipendenti con più canali di comunicazione piuttosto che un’unica piattaforma di comunicazione.

Assicurati anche di organizzare regolarmente incontri individuali con i membri del tuo team. I messaggi e le priorità possono confondersi quando si comunica principalmente attraverso Slack o altri strumenti. Per questo motivo, è utile organizzare una riunione settimanale in cui condividere le informazioni sulle priorità della settimana, fornire aggiornamenti sullo stato dei progetti in corso e garantire chiarezza sulle nuove iniziative.

3. Stabilisci orari di check-in coerenti

A differenza del lavoro in ufficio, non è facile controllare regolarmente i team remoti, soprattutto se il tuo team ha appena iniziato a lavorare da remoto. In queste situazioni, potrebbe essere necessario organizzare controlli supplementari fino a quando i membri del team non si saranno effettivamente adattati al nuovo orario. In seguito, ridimensiona la frequenza in base a ciò che il tuo team ritiene efficace e alla quantità di lavoro assegnato.

Inizia con una riunione giornaliera di 15-20 minuti. Girando in cerchio, dai la possibilità a ciascun dipendente di condividere il proprio piano giornaliero, le eventuali preoccupazioni e il supporto richiesto ai propri compagni di squadra. Quando il tuo team non è disponibile o si assenta dal lavoro, è buona norma informarlo in anticipo e fornire gli aggiornamenti necessari. Ma non farli sentire come se fossero monitorati.

4. Documenta ogni dettaglio

La gestione di un team a distanza può diventare molto impegnativa in breve tempo. Quando si trasferiscono le attività di un progetto da un ambiente offline a uno online, molti passaggi e compiti necessari possono essere trascurati. Pertanto, avere in mente solo i flussi di lavoro, i ruoli e le procedure non è sufficiente per una gestione efficiente del team a distanza.

Documentare il più possibile e rendere la documentazione facilmente accessibile a tutti i dipendenti remoti è il modo migliore per mantenere i dipendenti a bordo e migliorare la produttività del team.
Fornisci una documentazione completa che illustri tutti i compiti che il team deve portare a termine, insieme a scadenze e informazioni sulla responsabilità.
Se metti questi documenti su una piattaforma di archiviazione condivisa e permetti ai membri del team di accedervi in qualsiasi momento, potrai avere sempre a disposizione i documenti da consultare.
In questo modo si ridurranno i colli di bottiglia e i membri del team lavoreranno in modo più produttivo per portare a termine i loro compiti.

5. Dare priorità alla salute e al benessere mentale

Quando gestisci un team a distanza, hai meno opportunità di conoscere le sfide emotive che i tuoi dipendenti stanno affrontando, quindi dovresti porre maggiore attenzione alla salute mentale dei membri del tuo team quando lavorano a distanza rispetto a quando lavorano in ufficio.

Ad esempio, alcuni lavoratori potrebbero trovare più semplice adattarsi al lavoro a distanza e mantenere una buona salute rispetto ad altri. Se non è così, devi capire chi sono e provvedere alle loro esigenze. Ecco alcuni metodi per farlo:

Fornire ai dipendenti benefici per la salute mentale
Promuovere una comunicazione trasparente all’interno del team
Designazione di uno psicoterapeuta con il quale il team possa comunicare
Condividere linee guida e risorse per l’autocura
Incoraggiare i dipendenti a fare pause regolari

Incoraggia le interazioni sociali anche tra i team remoti. Per assicurarti che i dipendenti possano connettersi e socializzare tra loro, devi creare proattivamente delle opportunità per loro. Puoi farlo attraverso incontri virtuali, brainstorming, caffè, pranzi online e giochi di team building.

6. Concentrati sui risultati, non sulle attività

In un posto di lavoro tradizionale, in genere si considera che un dipendente abbia completato un’intera giornata di lavoro se ha effettuato il check-in, si è seduto alla sua scrivania e se è uscito all’ora prevista. Ma nel contesto del lavoro a distanza è sempre più difficile distinguere tra casa e ufficio. Ecco perché è fondamentale prestare attenzione ai risultati piuttosto che al tempo trascorso alla scrivania.

Pertanto, è preferibile dare spazio a loro e promuovere discussioni di gruppo, in modo da comprendere meglio gli ostacoli che il tuo team deve affrontare e implementare cambiamenti o risolvere i problemi che impediscono ai membri di dare il meglio di sé.

7. Abbraccia sia le piccole che le grandi vittorie

La collaborazione per raggiungere gli obiettivi è il modo in cui si forma un team. Pertanto, non lasciare che la distanza fisica ti impedisca di riconoscere e premiare i risultati ottenuti quando guidi un team virtuale. I tuoi collaboratori remoti saranno ispirati a fare del loro meglio quando riconoscerai e celebrerai i loro risultati. Un giorno di ferie per un membro del team, la consegna di un regalo a domicilio o l’organizzazione di feste virtuali sono solo alcuni esempi.

Inoltre, non aspettare a festeggiare fino a quando non avrai portato a termine un compito degno di nota. I risultati a breve termine sono essenziali, soprattutto quando guidi team remoti. In caso contrario, i membri del tuo team potrebbero scoraggiarsi.

Quindi, hai letto le migliori pratiche per gestire efficacemente i team remoti. È evidente che la gestione di team remoti è un compito impegnativo. Non solo devi monitorare attentamente il completamento dei compiti e degli obiettivi del progetto, ma devi anche prestare molta attenzione alle relazioni e alla salute emotiva dei membri del team. Metti subito in pratica queste buone pratiche e osserva come migliorano i risultati del tuo team a distanza.

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Rahil Kandamplayil

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