5 problemi comuni quando si esternalizza il lavoro con un’agenzia IT indiana e come risolverli?

Numerose agenzie di outsourcing indiane forniscono eccellenti servizi di outsourcing. I motivi per cui le aziende ricorrono a queste agenzie per portare a termine i loro progetti IT sono molteplici, tra cui il risparmio sui costi, l’accesso a risorse, competenze e abilità che non possono sviluppare internamente, un ampio bacino di talenti, il miglioramento delle infrastrutture e della tecnologia del paese, un migliore servizio clienti e molto altro ancora.

Tuttavia, ci sono anche alcune sfide associate alla collaborazione con le agenzie di outsourcing indiane. Lavorare con un’agenzia di outsourcing indiana può comportare diverse sfide, tra cui barriere di comunicazione, differenze di fuso orario, problemi di sicurezza dei dati e molto altro. È importante affrontare questi problemi per garantire il successo del progetto di outsourcing. I cinque problemi più comuni sono i seguenti:

Barriere alla comunicazione
Problemi di sicurezza dei dati
Differenze di fuso orario
Problemi di qualità del lavoro
Problemi legali

La sezione seguente illustra i problemi più comuni che si presentano quando si affida il lavoro in outsourcing a un’agenzia IT indiana e le relative soluzioni, in modo che tu possa gestire efficacemente questi problemi e assicurarti che l’agenzia e la tua azienda lavorino bene insieme.

1. Barriere alla comunicazione

Come ben sai, stai esternalizzando il tuo lavoro in un altro paese o in un’altra regione con differenze linguistiche e culturali, che potrebbero causare incomprensioni e barriere comunicative. Le aspettative dei clienti probabilmente includono una comunicazione chiara e un impegno nei confronti del progetto. Una scarsa comunicazione porterà a errori e ritardi nella comunicazione dei requisiti del progetto, con conseguenti ripercussioni negative sul completamento del progetto stesso.

L’India è un paese con una popolazione variegata che parla diverse lingue e aderisce a norme culturali diverse a seconda della regione. Pertanto, le barriere comunicative possono essere uno dei problemi più comuni da affrontare quando si affida il proprio lavoro a un’agenzia IT indiana.

Soluzione:

Stabilisci canali e linee guida esplicite per la comunicazione, insieme alle aspettative sui tempi di risposta, sulla frequenza delle comunicazioni e sulla modalità di comunicazione preferita.
Utilizza applicazioni per la condivisione dello schermo come Zoom, Slack o Microsoft Teams, oltre a servizi di videoconferenza e chat, per aiutare le persone a comunicare più facilmente.
Per garantire che tutti i membri del team possano comunicare in modo efficace, stabilisci un linguaggio di comunicazione comune.
Documenta i requisiti e le specifiche con un linguaggio chiaro e semplice. Evita di usare frasi molto complicate o termini tecnici che potrebbero non essere tradotti bene.
Affinché i tuoi protocolli di comunicazione superino le differenze culturali, incorpora la sensibilità e la consapevolezza culturale. Dedica del tempo in anticipo alla formazione culturale per aiutare entrambe le parti a comprendere meglio le pratiche di comunicazione accettabili e a identificare tempestivamente eventuali aree di incomprensione.
È fondamentale porre l’accento sull’ascolto attivo, lasciare spazio alle domande di chiarimento e usare l’empatia e la comprensione per colmare ogni potenziale divario culturale.

2. Problemi di sicurezza dei dati

Quando esternalizzi la tecnologia, i sistemi o lo sviluppo dei prodotti della tua azienda, è probabile che si verifichino problemi di sicurezza dei dati, di privacy e di diritti di proprietà intellettuale. Quando si condividono dati sensibili con un team indiano offshore possono sorgere preoccupazioni su possibili violazioni della sicurezza o accessi non autorizzati. Per questo motivo, è normale che si verifichino richieste di informazioni relative a falle nella sicurezza, team inesperti, scarsa qualità del codice, instabilità non dichiarata, violazioni dei dati e altri problemi.

Soluzione:

Metti in atto procedure di sicurezza e salvaguardie rigorose per salvaguardare i dati privati e sensibili.
Prima di accedere a informazioni sensibili, assicurati che tutti i lavoratori e gli appaltatori firmino accordi di non divulgazione (NDA) e si sottopongano a un’accurata verifica dei precedenti.
Utilizza servizi di condivisione file sicuri, VPN ed e-mail criptate come strumenti per comunicare e lavorare in team in modo sicuro.
Dovresti monitorare e verificare regolarmente l’accesso del team in outsourcing ai dati critici per individuare e prevenire le violazioni della sicurezza.
Se la sicurezza e la conformità sono importanti per te, prendi in considerazione l’esternalizzazione a un partner con un solido curriculum. Controlla le referenze, le certificazioni, le credenziali del settore e gli elenchi dei clienti. Chiedi referenze ai clienti precedenti.

3. Differenze di fuso orario

Un altro problema è la gestione delle differenze di fuso orario tra l’India e gli altri Paesi. Le differenze di fuso orario possono causare problemi di programmazione e avere un impatto sulle scadenze dei progetti quando si coordina il lavoro. L’India è spesso avanti o indietro di diverse ore rispetto a molti altri Paesi, quindi organizzare riunioni e assicurarsi che tutti i membri del team collaborino bene può essere difficile. Le differenze di fuso orario possono causare scadenze non rispettate, interruzioni della comunicazione e ritardi nel progetto.

Soluzione:

Assicurati che le tempistiche e gli orari siano esatti e che tengano conto della differenza di fuso orario. Metti da parte alcune ore di sovrapposizione online, durante le quali entrambi i team devono impegnarsi a essere disponibili per chiamate e videoconferenze alla stessa ora.
Stabilire le priorità e fissare scadenze ragionevoli per rispondere alle richieste e alle domande.
Utilizza strumenti e tecnologie di collaborazione come Trello, Asana e JIRA per gestire i progetti e tenere traccia dei progressi in diversi fusi orari.
Pianifica frequenti check-in e aggiornamenti sullo stato di avanzamento per assicurarti che tutti i membri del team siano informati e collaborino bene.
Per garantire che i progetti rimangano in carreggiata, comunica chiaramente le scadenze imminenti, la necessità di aggiornamenti sullo stato di avanzamento entro date specifiche e qualsiasi altra informazione sensibile al tempo.

4. Problemi di qualità del lavoro

Uno dei principali ostacoli all’esternalizzazione in India è l’incertezza sulla qualità del lavoro. Dato che l’outsourcing spesso significa assegnare un lavoro importante a un’organizzazione esterna su cui hai poco controllo diretto, questa può essere una preoccupazione giustificata. In alcuni casi, il team esternalizzato potrebbe non avere una conoscenza approfondita di una particolare tecnologia o settore. Tuttavia, è bene sottolineare che l’outsourcing in India non è sempre pericoloso o inaffidabile.

Soluzione:

Seleziona le aziende di outsourcing software che hanno una solida reputazione per la produzione di lavori di alta qualità. Cerca partner che abbiano una solida reputazione sul mercato e certificazioni di settore e incoraggia le testimonianze dei clienti.
Crea canali di comunicazione efficaci e procedure di controllo della qualità in linea con gli obiettivi della tua azienda. Rientrano in questa categoria i rapporti periodici sui progressi compiuti, le valutazioni ricorrenti della qualità e gli strumenti di misurazione delle prestazioni come gli indicatori chiave di prestazione (KPI).
Stabilire una cultura della responsabilità e dell’affidabilità. Ciò comporta la definizione di aspettative chiare, la formulazione di critiche utili e il riconoscimento dei risultati ottenuti.
Investi e collabora con team di sviluppo software indiani impegnati che offrono la possibilità di formazione e aggiornamento in base alle esigenze della tua azienda.

5. Problemi legali

Le aziende possono incorrere in problemi legali quando esternalizzano in India, tra cui la violazione dei diritti di proprietà intellettuale, la violazione dei contratti e il mancato rispetto delle leggi e dei regolamenti locali. La mancata conoscenza delle norme e dei regolamenti in vigore e la mancata revisione dei contratti possono causare problemi legali. Questi problemi legali possono sfociare in costosi contenziosi e danneggiare l’immagine dell’azienda.

Soluzione:

Affida tutti i contratti e gli accordi a professionisti legali che li redigano e li valutino con attenzione per evitare confusione o fraintendimenti.
Assicurati che il partner di outsourcing sia conforme a tutte le leggi e i regolamenti applicabili, indagando a fondo.
Includi nel contratto delle clausole che coprano le questioni legali e che specifichino cosa si può fare in caso di violazione.
Utilizza la tecnologia e i software di gestione dei progetti per monitorare i progressi del progetto in tempo reale e assicurarti che le scadenze vengano rispettate, riducendo così la possibilità di conflitti e problemi legali.
Collabora con aziende di outsourcing indiane rispettabili che hanno una solida storia di rispetto della legge.

Anche se richiede un certo impegno, l’esternalizzazione in India offre vantaggi significativi, come una manodopera qualificata e una crescita più rapida. Ha il potenziale per promuovere l’innovazione a costi ridotti grazie all’implementazione di solidi modelli di impegno che includono contratti espliciti, valutazioni rigorose dei progressi e processi decisionali cooperativi.

Queste collaborazioni possono dare ottimi frutti se vengono intraprese con diligenza, empatia e fiducia. Pertanto, assumere un’azienda indiana di outsourcing per gestire il tuo lavoro può essere molto vantaggioso se ti impegni a risolvere questi problemi. Spero che l’articolo ti aiuti a farlo.

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Rahil Kandamplayil

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