5 problèmes courants lors de l’externalisation d’un travail avec une agence informatique indienne et comment les résoudre ?

De nombreuses agences indiennes d’externalisation fournissent d’excellents services d’externalisation. Les raisons pour lesquelles les entreprises font appel à ces agences pour mener à bien leurs projets informatiques sont nombreuses : économies, accès à des ressources, à une expertise et à des compétences qu’elles ne peuvent pas développer en interne, vaste réservoir de talents, amélioration de l’infrastructure et de la technologie dans le pays, meilleur service à la clientèle, et bien d’autres encore.

Toutefois, travailler avec des agences d’externalisation indiennes présente également des difficultés. Travailler avec une agence d’externalisation indienne peut poser plusieurs problèmes, notamment des barrières de communication, des différences de fuseaux horaires, des problèmes de sécurité des données et bien d’autres encore. Il est important de résoudre ces problèmes pour garantir la réussite du projet d’externalisation. Les cinq problèmes les plus courants sont les suivants :

Obstacles à la communication
Préoccupations en matière de sécurité des données
Différences de fuseaux horaires
Questions relatives à la qualité du travail
Questions juridiques

La section suivante détaille les problèmes les plus courants qui se posent lors de l’externalisation d’un travail auprès d’une agence informatique indienne, ainsi que les solutions à y apporter, afin que vous puissiez gérer efficacement ces problèmes et faire en sorte que l’agence et votre entreprise travaillent en bonne intelligence.

1. Obstacles à la communication

Comme vous le savez, vous externalisez votre travail dans un autre pays ou une autre région avec des différences linguistiques et culturelles, ce qui peut entraîner des malentendus et des obstacles à la communication. Les attentes des clients comprennent probablement une communication claire et un engagement à l’égard des projets. Une mauvaise communication entraînera éventuellement des erreurs et des retards dans la communication des exigences du projet, ce qui aura un effet négatif sur l’achèvement du projet.

L’Inde est un pays à la population diversifiée, qui parle plusieurs langues et adhère à des normes culturelles différentes selon les régions. Les obstacles à la communication peuvent donc être l’un des problèmes courants à résoudre lorsque vous confiez votre travail à une agence informatique indienne.

Solution :

Établissez des canaux et des lignes directrices explicites pour la communication, ainsi que des attentes concernant les délais de réponse, la fréquence des communications et le mode de communication préféré.
Utilisez des applications de partage d’écran comme Zoom, Slack ou Microsoft Teams, ainsi que des services de vidéoconférence et de chat, pour aider les gens à communiquer plus facilement.
Pour garantir que tous les membres de l’équipe puissent communiquer efficacement, établissez un langage de communication commun.
Documentez les exigences et les spécifications dans un langage clair et simple. Évitez d’utiliser des phrases très compliquées ou des termes techniques qui risquent de ne pas être bien traduits.
Pour que vos protocoles de communication surmontent les différences culturelles, incorporez une sensibilité et une prise de conscience culturelles. Consacrez du temps à la formation culturelle afin d’aider les deux parties à mieux comprendre les pratiques de communication acceptables et à identifier rapidement les zones d’incompréhension.
Il est essentiel de mettre l’accent sur l’écoute active, de laisser de la place aux questions de clarification et de faire preuve d’empathie et de compréhension pour combler tout écart culturel potentiel.

2. Questions relatives à la sécurité des données

Lorsque vous externalisez la technologie, les systèmes ou le développement de produits essentiels de votre entreprise, vous risquez de rencontrer des problèmes de sécurité des données, de respect de la vie privée et de droits de propriété intellectuelle. Le partage de données sensibles avec une équipe indienne offshore peut susciter des inquiétudes quant à d’éventuelles failles de sécurité ou à un accès non autorisé. Il est donc normal que des questions concernant les failles de sécurité, les équipes inexpérimentées, la mauvaise qualité du code, l’instabilité non déclarée, les violations de données et d’autres problèmes soient soulevées.

Solution :

Mettez en place des procédures de sécurité et des garanties strictes pour protéger les données privées et sensibles.
Avant d’avoir accès à des informations sensibles, veillez à ce que tous les travailleurs et les sous-traitants signent des accords de non-divulgation (NDA) et fassent l’objet d’une vérification approfondie de leurs antécédents.
Utilisez des services de partage de fichiers sécurisés, des réseaux privés virtuels (VPN) et des courriels cryptés comme outils de communication et de travail d’équipe en toute sécurité.
Vous devez régulièrement contrôler et vérifier l’accès de l’équipe externalisée aux données critiques afin de repérer et de prévenir les failles de sécurité.
Si la sécurité et la conformité sont importantes pour vous, envisagez de confier l’externalisation à un partenaire ayant de solides antécédents. Vérifiez les références, les certifications, les références du secteur et les listes de clients. Demandez des références à d’anciens clients.

3. Différences de fuseaux horaires

Un autre problème est celui des différences de fuseaux horaires entre l’Inde et les autres pays. Les différences de fuseaux horaires peuvent entraîner des problèmes de programmation et avoir un impact sur les délais des projets lors de la coordination du travail. L’Inde a souvent plusieurs heures d’avance ou de retard sur de nombreux autres pays, si bien qu’il peut être difficile d’organiser des réunions et de s’assurer que tous les membres de l’équipe collaborent bien. Les disparités entre les fuseaux horaires peuvent entraîner des dépassements de délais, des ruptures de communication et des retards dans les projets.

Solution :

Veillez à ce que vos calendriers et vos horaires soient exacts et tiennent compte du décalage horaire. Prévoyez quelques heures de chevauchement en ligne, pendant lesquelles les deux équipes doivent s’engager à être disponibles en même temps pour les appels et les vidéoconférences.
Fixer des priorités et des délais raisonnables pour répondre aux demandes de renseignements et aux requêtes.
Utilisez des outils et des technologies de collaboration comme Trello, Asana et JIRA pour gérer les projets et suivre les progrès réalisés sur différents fuseaux horaires.
Prévoyez des contrôles fréquents et des mises à jour de la situation pour vous assurer que tous les membres de l’équipe sont informés et collaborent de manière satisfaisante.
Pour vous assurer que les projets restent sur la bonne voie, communiquez clairement les échéances imminentes, la nécessité d’obtenir des mises à jour de l’état d’avancement à des dates précises et toute autre information sensible au facteur temps.

4. Questions relatives à la qualité du travail

L’un des principaux obstacles à l’externalisation en Inde est l’incertitude quant à la qualité du travail. Étant donné que l’externalisation implique souvent de confier un travail important à une organisation extérieure sur laquelle vous n’avez que peu de contrôle direct, cette inquiétude peut être justifiée. Il peut arriver que l’équipe externalisée n’ait pas la connaissance approfondie et essentielle d’une technologie ou d’un secteur particulier. Il convient toutefois de noter que l’externalisation en Inde n’est pas toujours dangereuse ou indigne de confiance.

Solution :

Choisissez des sociétés d’externalisation de logiciels qui ont la réputation de produire un travail de haute qualité. Recherchez des partenaires qui jouissent d’une solide réputation sur le marché et de certifications sectorielles, et encouragez les témoignages de clients.
Créez des canaux de communication efficaces et des procédures de contrôle de la qualité conformes aux objectifs de votre entreprise. Les rapports d’avancement réguliers, les évaluations récurrentes de la qualité et les outils de mesure des performances tels que les indicateurs clés de performance (ICP) entrent tous dans cette catégorie.
Instaurez une culture de la responsabilité et de la confiance. Cela implique de définir des attentes claires, de formuler des critiques utiles et de reconnaître les réalisations.
Investissez et travaillez avec des équipes indiennes de développement de logiciels engagées qui offrent des possibilités de formation et de perfectionnement correspondant aux besoins de votre entreprise.

5. Questions juridiques

Les entreprises peuvent rencontrer des problèmes juridiques lorsqu’elles externalisent vers l’Inde, notamment des violations des droits de propriété intellectuelle, des ruptures de contrat et le non-respect des lois et réglementations locales. La méconnaissance des règles et réglementations en vigueur et l’absence de révision des contrats peuvent être à l’origine de problèmes juridiques. Ces problèmes juridiques peuvent entraîner des litiges coûteux et nuire à l’image de l’entreprise.

Solution :

Confiez tous les contrats et accords à des professionnels du droit qui les rédigeront et les évalueront avec soin afin d’éviter toute confusion ou malentendu.
Assurez-vous que le partenaire d’externalisation respecte toutes les lois et réglementations applicables en procédant à une enquête approfondie.
Incluez dans le contrat des clauses qui couvrent les questions juridiques et précisent ce qui peut être fait en cas de violation.
Utilisez des logiciels et des technologies de gestion de projet pour suivre l’avancement du projet en temps réel et vous assurer que les délais sont respectés, ce qui réduira les risques de conflits et de problèmes juridiques.
Collaborez avec des entreprises indiennes d’externalisation respectueuses de la loi.

Bien que cela demande du travail, une externalisation réussie vers l’Inde offre des avantages significatifs tels qu’une main-d’œuvre qualifiée et une croissance plus rapide. Elle peut favoriser l’innovation à moindre coût en mettant en œuvre des modèles d’engagement solides comprenant des contrats explicites, des évaluations rigoureuses des progrès et une prise de décision coopérative.

Ces collaborations peuvent s’avérer très payantes si elles sont menées avec diligence, empathie et confiance. Par conséquent, engager une entreprise indienne d’externalisation pour gérer votre travail peut être très bénéfique si vous faites l’effort de vous attaquer à ces problèmes. J’espère que cet article vous y aidera.

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Rahil Kandamplayil

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