Mikä on IT-projektipäällikön rooli?
IT-projektipäällikkö on ammattilainen, jonka tehtävänä on valvoa organisaation tietotekniikkatavoitteiden suunnittelua, toteutusta ja delegointia asiakkaille tai organisaatioille. He laativat aikataulut ja budjetit, jakavat tehtäviä tiimin jäsenille, seuraavat kehitystä ja ottavat yhteyttä kiinnostuneisiin osapuoliin. Koska lähes kaikki organisaatiot ovat riippuvaisia tietotekniikasta, he voivat työskennellä eri aloilla.
Joissakin organisaatioissa perustetaan jopa IT-projektinhallintatoimistoja (PMO) valvomaan laajamittaisten hankkeiden loppuunsaattamista. IT-projektipäällikön vastuulla voi olla muun muassa ohjelmistokehitys, mobiilisovellusten kehittäminen, web-kehitys ja tietokantojen hallinta. IT-projektipäällikön roolin tunteminen auttaa sinua päättämään, haluatko jatkaa tätä uraa tai miten aloittaa vastuullisena ammattilaisena. Lue lisää artikkelista.
1. Hankkeen tavoitteiden asettaminen
Projektipäällikön ensimmäinen ja tärkein tehtävä ennen uuden projektin aloittamista on määrittää projektin tavoitteet ja odotetut tulokset. Yhdessä tiimin jäsenten, johtajien, sijoittajien, asiakkaiden ja muiden sidosryhmien kanssa heidän olisi laadittava projektin peruskirja, jossa esitetään työn tavoitteet ja laajuus, keskeiset tuotokset ja välitavoitteet, ennakoitu aikataulu ja budjetti jne.
Peruskirjassa olisi myös määriteltävä kunkin ryhmän jäsenen roolit ja vastuualueet sekä viestintä- ja palautekanavat. Lopuksi kaikkien sidosryhmien olisi tarkistettava ja hyväksyttävä se.
2. Projektin mittareiden määrittäminen
IT-projektipäällikkö laatii mittarit, joiden avulla voidaan seurata tiimin edistymistä kohti projektin tavoitteita sen jälkeen, kun johtajat, asiakkaat tai muut projektin sponsorit ovat hyväksyneet projektisuunnitelman. Ne luovat täsmällisiä ja tarkkaan määriteltyjä keskeisiä suorituskykyindikaattoreita (KPI), joiden avulla voidaan arvioida tiimin tehokkuutta koko projektin ajan.
SMART-menetelmää käytetään, kun hankkeelle luodaan erityiset, mitattavissa olevat, saavutettavissa olevat, merkitykselliset ja ajallaan asetetut tavoitteet. KPI:t varmistavat, että hanke etenee aikataulussa ja että mahdolliset ongelmat voidaan ratkaista nopeasti. Niitä käytetään myös vastuuvelvollisuuden luomiseen ja hankkeen onnistumisen mittaamiseen. Lopuksi ne tarjoavat vertailukohdan tulevia hankkeita varten.
3. Hankkeen aikataulujen kokoaminen
IT-projektipäällikön vastuulla on laatia projektiaikataulut, jotta tiimi voi noudattaa määräaikoja ja toimittaa projektit ajallaan. Sen varmistamiseksi, että tiimi saa työnsä valmiiksi ajallaan, projektin aikataulutus edellyttää usein tehtävien tärkeysjärjestyksen määrittämistä, arviointia niiden kestosta ja määräaikojen asettamista.
Ennakoidut riskit, kuten pidemmät huoltovälit, voivat myös vaikuttaa hankkeen aikatauluun, ja ne on otettava huomioon aikataulussa. He käyttävät erilaisia tekniikoita projektiaikataulujen laatimiseen, ja he käyttävät usein projektinhallintaohjelmistoja aikataulujen laatimiseen.
4. Taloudellisten suunnitelmien tai budjettien laatiminen
Toinen vastuualue on projektin budjetin määrittäminen yhteistyössä johtajien tai asiakkaiden kanssa. Heidän olisi arvioitava hankkeen kustannukset ja menot, jotta varmistetaan, että hanke pysyy budjetissa. Projektin budjettia laadittaessa tärkeimpiä tekijöitä ovat työvoimakustannukset, joihin kuuluvat ryhmän jäsenten palkat ja työtunnit, tarvikkeiden tai laitteiden, kuten ohjelmistojen, kustannukset sekä muut kulut, kuten matkat ja kuljetukset.
Heidän olisi myös otettava huomioon hankkeessa mahdollisesti tarvittavien ulkopuolisten konsulttien tai myyjien kustannukset. Niiden olisi myös varauduttava ennakoimattomiin tilanteisiin, kuten odottamattomiin viivästyksiin tai kustannusylityksiin.
5. Projektin vastuualueista päättäminen
Tehtävien jakaminen tiimeille on IT-projektipäälliköiden vastuulla. He laativat tehtäväluettelon ja jakavat sen tiimin jäsenille projektin edetessä. Niissä käytetään myös visuaalista kaaviota projektin tuotoksista ja työnjakorakennetta, mikä voi olla hyödyllistä. Näiden tietojen avulla he laativat luettelon tehtävistä ja osatehtävistä jokaista tuotosta varten, ja ne jaetaan sitten tiimin jäsenten kesken.
He työskentelevät tiiviisti tiimin jäsenten kanssa ja oppivat heidän taitojaan. Näin ollen he pystyvät jakamaan tehtäviä kunkin ryhmän jäsenen mieltymysten ja vahvuuksien mukaisesti. Esimerkiksi kehittäjälle, jolla on hyvät ongelmanratkaisukyvyt, voitaisiin antaa koodausvirheisiin liittyviä tehtäviä.
6. Resurssien jakaminen
Tehtävien jakamisen jälkeen IT-projektipäällikkö varaa resursseja, jotta tiimin jäsenet voivat tehdä työnsä tehokkaasti. Hallitsemastasi projektista riippuen resursseihin voi kuulua laitteita, teknologiaa, aikaa, ihmisiä ja asiaankuuluvaa tietoa. Kun kirjoitat ja tarkistat monimutkaista koodia, voit esimerkiksi antaa tiimin jäsenelle ylimääräisen monitorin.
7. Hankkeiden seuranta
Nyt heidän vastuullaan on valvoa hankkeita, jotta ne pysyvät myönnetyssä budjetissa, laajuudessa ja aikataulussa. Heidän olisi seurattava niitä kommunikoimalla tiimin jäsenten kanssa ja tiedettävä työn tila. Säännölliset tai viikoittaiset tapaamiset tiimin jäsenten kanssa ovat keino seurata projektin edistymistä. Se auttaa IT-projektinjohtajia vertaamaan tiimin edistymistä aikatauluun.
8. Tilaraporttien luominen
He ovat vastuussa tilannekatsausten laatimisesta. Kuten nimikin kertoo, se on raportti, joka laaditaan kaikkien asianomaisten osapuolten informoimiseksi hankkeen tilasta. Se laaditaan johdonmukaisesti koko projektin ajan, esimerkiksi viikoittain tai kun ulkopuolinen taho pyytää sitä. Tilanneraportit sisältävät kuvauksen ryhmän suorittamasta työstä, tietoja jäljellä olevista tehtävistä ja määräajoista sekä tietoja hankkeen aikatauluun liittyvistä odotettavissa olevista riskeistä tai haasteista.
9. Riskien käsittely
Riskien ja esteiden hallinta projektin etenemisen varmistamiseksi on olennainen osa IT-projektipäällikön työtä. Hankkeen laajuus, vaatimusmuutokset ja tekniset ongelmat, kuten verkkokatkokset, voivat kaikki olla tietotekniikkahankkeiden riskejä. Kun he näkevät mahdolliset ongelmat ja kehittävät strategian niiden ratkaisemiseksi, he voivat hallita riskejä tehokkaasti. Jos tällaisia riskejä ilmenee, he voivat käyttää suunnitelmaa asianmukaisten ratkaisujen toteuttamiseen.
10. Talousarvion seuranta
He valvovat menoja ja kustannuksia varmistaakseen, että hanke pysyy sille myönnetyssä budjetissa. Kustannuspäiväkirjan pitäminen antaa sinulle mahdollisuuden vertailla todellisia menoja ja projektin suunnittelun aikana laadittua alustavaa budjettia. Budjetointi- ja projektinhallintaohjelmistot ovat työkaluja, joita monet käyttävät menojen seurantaan ja budjettiasiakirjojen luomiseen. Tämän ohjelmiston avulla voit tunnistaa alueet, joilla menoja voidaan muuttaa, jotta hanke pysyy myönnetyn budjetin puitteissa.
11. Puhuminen potentiaalisten asiakkaiden kanssa
IT-projektipäällikkö pitää yhteyttä asiakkaisiin ja muihin sidosryhmiin projektin aikana. He vastaavat kyselyihin, antavat edistymisraportteja ja esittelevät prototyyppien kaltaisia tuotoksia. Tämä viestintä mahdollistaa ryhmän työn tarkastelun ja asianomaisten osapuolten kommentit. Jos asianomaiset osapuolet pyytävät muutoksia hankkeen tavoitteisiin tai tuotoksiin, voit keskustella niistä ja löytää parhaan ratkaisun.
12. Suorituskyvyn arviointi
He arvioivat tiimin tuotoksia varmistaakseen, että työ on korkeatasoista. KPI:itä seurataan koko projektin ajan tiimin tehokkuuden arvioimiseksi. He saattavat myös arvioida projektin tuotosten laatua laadunvarmistuksen (QA) testauksen avulla. Jotta tiimi voisi jatkaa työskentelyä projektin tavoitteiden saavuttamiseksi, he voivat välittää odotuksia tiimin jäsenille, jos he havaitsevat alueita, joilla tiimin on parannettava.
13. Projektien loppuun saattaminen
Tietotekniikan projektipäällikkö viimeistelee dokumentaation ja toimittaa valmiit tuotokset asianosaisille osapuolille, kuten sijoittajille tai asiakkaille, projektin päätyttyä. Ne kertovat, onko tiimi saanut projektin valmiiksi vaatimusten ja tavoitteiden mukaisesti. Parannuskohteiden tunnistamiseksi tehdään hankkeen jälkipuinti, jossa arvioidaan hanketta ja kerätään palautetta. Työnkulkuja tai menettelyjä voidaan muuttaa tulevia hankkeita varten post mortem -tutkimuksesta kerättyjen tietojen avulla.
Kaikki nämä ovat siis IT-projektipäällikön rooleja ja vastuualueita. Heillä on paljon tehtävää, jotta hankkeet saadaan onnistuneesti päätökseen. Heidän on pystyttävä kommunikoimaan sidosryhmien ja tiimin jäsenten kanssa sekä hallinnoimaan resursseja ja budjetteja. IT-projektipäälliköllä on myös oltava kyky vianmääritykseen ja ongelmien nopeaan ratkaisemiseen. Heidän on pystyttävä tekemään tietoon perustuvia päätöksiä ja tarvittaessa korjaavia toimia. Heidän on myös pystyttävä antamaan selkeää ohjausta ja motivoimaan tiimiään saavuttamaan tavoitteensa. Toivottavasti artikkeli auttaa sinua ymmärtämään heidän vastuunsa.
Mielenkiintoisia linkkejä:
IT-projektipäällikön määrittely.
Miten tulla projektipäälliköksi
Hi, my name is Rahil. I work at YUHIRO Global and I help web agencies and software companies from Europe to build developer teams in India.