Mikä on RFP (tarjouspyyntö) ohjelmistokehitystä varten?

kirjoittaja

Mikä on RFP (tarjouspyyntö) ohjelmistokehitystä varten?

Tarjouspyyntö on tärkein alun perin kirjallinen asiakirja, jota käytetään, kun yrityksen on ulkoistettava hanke, joka on liian suuri, jotta se pystyisi hoitamaan sitä sisäisesti, mutta joka on välttämätön sen menestyksen kannalta. Se laaditaan ennen ohjelmistokehitysyrityksen valintaa, siinä hahmotellaan hankkeen yksityiskohdat ja pyydetään valittuja ohjelmistotoimittajia jättämään tarjouksensa.

Sekä tietotekniikkahanke että asianomainen yritys hyötyvät suuresti tällaisesta ehdotuksesta. Tehokas tarjouspyyntö vähentää mahdollisuutta palkata sopimattomia ohjelmistokehityspalvelujen tarjoajia ja takaa hankkeen avoimuuden. Hyvin kirjoitettu tarjouspyyntö helpottaa lopulta odotusten yhteensovittamista ja pitkäaikaisten liikekumppanuuksien rakentamista. Tässä artikkelissa tutustutaan tarkemmin tarjouspyyntöön.

Kenen pitäisi laatia tarjouspyyntö?

Koska IT-toimittajan valinta on tarjouspyyntöprosessin päätavoite, on ehdottoman tärkeää, että mukana on henkilöitä, jotka ovat sitoutuneet hankkeen onnistumiseen. Siksi on välttämätöntä, että asiaankuuluvat jäsenet, jotka ovat täysin tietoisia hankkeen tavoitteista, kirjoittavat ehdotuksen ohjelmistokehityksestä.

  • Tämä henkilö voi olla liiketoiminta-analyytikko, projektipäällikkö tai tuotteen omistaja, joka tuntee vaatimukset ja työn laajuuden.
  • Tekniset yksityiskohdat tuntevat insinöörit olisi myös otettava mukaan mielekkään ehdotuksen laatimiseen.
  • Teknikot selittävät periaatteessa ”miten”, kun taas projektipäälliköt kuvaavat ”mitä”.
  • Pienten startup-yritysten toimitusjohtajat tai perustajat laativat tyypillisesti ehdotukset ja valitsevat mahdolliset toimittajat.
  • Johtajat tai hankinta-asiantuntijat huolehtivat tarjouspyyntöjen laatimisesta, tarjousten arvioinnista ja urakoitsijoiden valintaprosesseista suuremmissa organisaatioissa.

Miksi se on tärkeää IT-projekteissa?

Tarjouspyyntö on tärkeä asiakirja ohjelmistokehitysprosessissa. Jos ohjelmistoprojektisi sisältää monimutkaisia teknisiä vaatimuksia ja monimutkaisia aikatauluja, vaatii erityisasiantuntemusta ja on strategisesti tärkeä organisaatiollesi, ohjelmistoja koskevan tarjouspyyntömallin luominen ja erityisen tiimin kokoaminen on välttämätöntä. Muissa tapauksissa saattaa riittää, että tiimiin lisätään tarvittavat etäkehittäjät.

Jos se valmistellaan oikealla tavalla, se voi tarjota lukuisia etuja, kuten tehokkuuden maksimoimisen ja mahdollisten hankekatastrofien minimoimisen. Hyvin laaditulla tarjouspyynnöllä yritykset voivat tehdä seuraavaa:

  • Valitse sopiva ohjelmistokehitysyritys
  • Tee projektin vaatimukset selviksi
  • Säästä aikaa ja resursseja
  • Tee sopimuksista avoimia

1. Valitse sopiva ohjelmistokehitysyritys

Kun muotoilet hyvin kirjoitetun ja jäsennellyn tarjouspyynnön, sinulla on mahdollisuus löytää oikea ohjelmistokehitysyritys hankkeeseen. Lisäksi on helppo vertailla mahdollisia myyjiä vierekkäin ja löytää ohjelmistokehitystiimi, joka vastaa parhaiten tarpeitasi sekä teknisten että liiketoiminnallisten vaatimusten osalta.

2. Tee projektin vaatimukset selviksi

Hyvin kirjoitettu tarjouspyyntö antaa ohjelmistotoimittajille selkeän käsityksen projektin määrittelyistä ja näkökulmista, mikä auttaa heitä tekemään kilpailukykyisiä tarjouksia. Se auttaa täyttämään tiukasti kaikki ohjelmistoprojektin vaatimukset. Lisäksi se takaa, että kaikki toimittajat antavat sinulle kattavat hankearviot ja aikataulun. Se tekee todennäköisemmäksi, että projekti saadaan valmiiksi aikataulussa ja budjetissa.

3. Säästä aikaa ja resursseja

Kattava tarjouspyyntö toimii usein perustana työselitykselle (SOW) ja muille hankeasiakirjoille. Se vähentää samojen kysymysten esittämistä toimittajille, mikä säästää sekä toimittajien että asiakkaan aikaa ja resursseja. Lisäksi sillä varmistetaan, että kaikki toimittajat ovat samalla sivulla ja että kaikki vaatimukset on täytetty asianmukaisesti.

4. Tee sopimuksista avoimia

Jos taustalla on perusteellinen tarjouspyyntö, ohjelmistokehityssopimukset ovat läpinäkyviä ja vastaavat hankkeen laajuutta, palveluita ja toimituksia, jotka on määritelty. Avoimuus varmistaa, että asiakkaat tietävät, mistä he maksavat, ja että myyjät ovat vastuussa sitoumuksistaan. Se vähentää myös riitojen riskiä ja varmistaa, että kaikki osapuolet ovat samalla sivulla.

Mitä tarjouspyynnön on sisällettävä?

Ohjelmistoja koskeva tarjouspyyntö koostuu useista perusosista. Näihin osatekijöihin kuuluvat projektin kuvaus, aikataulu, budjetti ja luettelo välttämättömistä ominaisuuksista. Lisäksi siihen olisi sisällytettävä luettelo mahdollisista toimittajista ja yksityiskohtaiset arviointikriteerit. Viimeisenä muttei vähäisimpänä asiakirjassa on oltava myyjän yhteystiedot. Käydään tarkemmin läpi nämä osatekijät.

1. Tavoiteilmoitus

Tarjouspyyntöasiakirja alkaa yleensä tarkoituksen määrittelyllä, jossa selitetään lyhyesti ja ytimekkäästi, miksi etsit toimittajaa. Siinä annetaan muutamalla lauseella yleinen käsitys siitä, mitä on tehtävä.

2. Yrityksen kuvaus

Seuraava osa on yrityksen kuvaus. Sen tulisi sisältää tietoja yrityksesi missiosta, perusarvoista, uskomuksista ja kohderyhmästä. Se tekee hankkeestasi ja tavoitteistasi ymmärrettävämpiä myyjille.

3. Hankkeen yleiskatsaus ja tavoitteet

Kun siirryt asiakirjan seuraavaan osaan, varmista, että annat mahdollisimman paljon tietoa hankkeesta, jotta myyjät tietävät tarkalleen, mitä tarvitset ja voivatko he täyttää sen. Kun olet mahdollisimman tarkka, se parantaa saamiesi tarjousten laatua.

Sinun tulisi kuvata projektin tarkoitus, yrityksesi tarkoitus, ideasi, tuotteen ulkonäkö, mahdolliset prosessit, joita haluaisit parantaa tai olla parantamatta, tuotteen loppukäyttäjä, mahdolliset puutteet nykyisessä ratkaisussasi ja mahdolliset esteet, joita saattaa ilmetä.

4. Hankkeen laajuus ja tuotokset

Ohjelmistokehitystä koskevassa tarjouspyynnössäsi tämä on se osa, joka on pisimmälle ja yksityiskohtaisimmin eritelty. Tässä annettujen tietojen perusteella ohjelmistoyrityksen edustajat laativat laillisen ehdotuksen ja määrittelevät hinnan. Erityisten yksityiskohtien tulisi sisältää seuraavat:

  • Hankkeen infrastruktuurivaatimukset
  • Tuotevaatimukset
  • Projektinhallinnan vaatimukset
  • Laadunvarmistusvaatimukset
  • Ryhmän rakennetta koskevat vaatimukset

5. Tarjouksen rakenne ja vaatimukset

Tässä osiossa on mainittava kaikki tiedot, joita tarvitset myyjiltä päätöstä varten. Määrittele, haluatko asettaa rajoituksia yrityksille, jotka vastaavat pyyntöösi. Anna tarkat ohjeet tiedoista, joita tarvitset jokaiselta ohjelmistotoimittajalta.

Voit vertailla tuotteita vierekkäin, jos kukin myyjä antaa sinulle samanlaiset tiedot, jotka on järjestetty samalla tavalla. Tässä on esimerkki usein mukana olevista tiedoista:

  • Yrityksen nimi ja tausta
  • Sijainti
  • Projektinhallinnan mieltymykset
  • Ryhmän jäsenten pätevyys
  • Alustava hankesuunnitelma
  • Visio lopputuotteesta
  • Ylläpito- ja tukistrategiat
  • Kustannusten jakautuminen

Nämä ovat perusasioita, mutta mitä enemmän tietoa sinulla on, sitä paremman arvion voit tehdä. Voit myös pyytää myyjiä toimittamaan tapaustutkimuksia tai näytteitä vastaavista hankkeista, joiden parissa he ovat työskennelleet, jotta voit arvioida heidän kokemustaan ja soveltuvuuttaan juuri sinun kaltaiseesi hankkeeseen. Voit myös antaa tietoja heidän tarjoamastaan käyttöönoton jälkeisestä tuesta sekä siitä, miten he pysyvät ajan tasalla uuden teknologian suhteen.

6. Vastausaikataulu

Muista, että laadukkaan ehdotuksen laatiminen, joka sisältää kaikki sinulle tärkeät osatekijät, on haastava tehtävä, joten anna palveluntarjoajille riittävästi aikaa sen laatimiseen. Melko yksinkertaisissa hankkeissa arvioitu aika vaihtelee 30:stä 60-120 päivään (erittäin haastavissa hankkeissa). Laadi suuntaviivat tarjouspyynnön eri vaiheita varten, erityisesti:

  • Virallisten tarjousten jättämisen määräaika
  • Lopullisten hakijoiden ilmoituspäivä
  • Ensimmäisen ja viimeisen haastattelun aikataulu
  • Ehdokkaiden valinnan määräaika

7. Yhteyspisteet

Myyjät saattavat esittää lisäkysymyksiä, kun he tarkastelevat vaatimuksia tarkentaakseen hankkeen eritelmiä. Ilmoita mahdollisille toimittajille yhteystietosi. Ilmoita tässä kohdassa sähköpostiosoite, jos haluat vastaanottaa tarjouspyyntöjä tähän osoitteeseen.

Erittäin kilpaillulla ohjelmistokehitysalalla tarjouspyynnöillä on korvaamaton rooli. Se on kehittynyt välineeksi, joka auttaa sinua löytämään luotettavia ohjelmistoyrityksiä, joiden kanssa voit tehdä yhteistyötä ja muodostaa vahvoja liittoutumia, jotka tarjoavat korkealaatuisia ohjelmistokehityspalveluja. Tässä artikkelissa luet tarjouspyynnöistä, niiden hyödyistä ja muista yksityiskohdista, jotka voivat auttaa sinua löytämään sinulle sopivan ohjelmistopalvelujen tarjoajan. Älä siis odota, vaan aloita projektisi nyt.

Mielenkiintoisia linkkejä:

Esimerkki ja mallit RFP:tä varten

Mitä tarjouspyyntö on, vaatimukset ja näyte

Jätä kommentti