7 parasta käytäntöä etäryhmien tehokkaaseen hallintaan

kirjoittaja

7 parasta käytäntöä etäryhmien tehokkaaseen hallintaan

Etätiimien johtaminen on haastava tehtävä. Voi olla vaikeaa saada paras mahdollinen suorituskyky irti ihmisistä, joita ei usein näe tai joita ei ehkä ole edes tavannut. Sinun on kuitenkin syytä olla tietoinen siitä, että etä- ja hybridityöskentely ei ole katoamassa lähiaikoina. Siitä huolimatta etäryhmien johtamisen haasteet ovat pieni hinta niiden tarjoamista eduista.

Voit saavuttaa liiketoiminnalliset tavoitteet, edistää työ- ja yksityiselämän tasapainoa, lisätä työntekijöiden tyytyväisyyttä ja paljon muuta, jos pystyt tehokkaasti hallinnoimaan etäryhmiä nykyaikaisella työpaikalla. Tässä artikkelissa käydään läpi joitakin parhaita käytäntöjä, joita voit käyttää virtuaalitiimien tehokkaaseen hallintaan riippumatta siitä, oletko vasta aloittanut etätyöntekijöiden johtamisen vai oletko tehnyt sitä jo jonkin aikaa.

Tässä on joitakin niistä tiedoksi:

  • Aseta selkeät odotukset ja ylläpidä avoimuutta
  • Valitse oikeat viestintäkanavat
  • Luo johdonmukaiset sisäänkirjautumisajat
  • Dokumentoi jokainen yksityiskohta
  • Mielenterveys ja hyvinvointi etusijalle
  • Keskity tuotoksiin, älä toimintoihin
  • Hyväksy sekä pienet että suuret voitot

1. Aseta selkeät odotukset ja ylläpidä avoimuutta.

Etätyöntekijöiden johtamisessa on tärkeää määritellä odotukset ja rajat, joiden puitteissa tiimisi jäsenet voivat työskennellä. Näin kaikki voivat kommunikoida selkeästi ja tehdä yhteistyötä menestyksekkäämmin. Lisäksi on tärkeää, että olet tiimisi kanssa avoimesti ja rehellisesti yhteydessä mahdollisiin ongelmiin, jotta etätyöntekijät voivat menestyä. Johdon avoimuus edistää tiimin sisällä vahvaa toveruuden tunnetta.

  • Tämä onnistuu vain hahmottelemalla selkeästi tiimisi jäsenille säännöt ja määräykset, joita odotat heiltä, ja ilmoittamalla heille täsmällinen strategiasi heidän virtuaalisen johtamisensa suhteen.
  • Varmista, että tiimi on tietoinen yrityskulttuurista, etätyötä koskevista käytännöistä, projektiohjeista, viestintätyyliohjeista sekä odotetusta saatavuuden ja työmäärän tasosta.
  • Aloituskokouksen järjestäminen kaikkien toimintatapojen ja menettelyjen esittelemiseksi on paras tapa aloittaa työn odotusten toteuttaminen virtuaalitiimien johtamisessa.
  • Vahvista niitä sen jälkeen viikoittaisissa ja kuukausittaisissa kokouksissa.

2. Valitse oikeat viestintäkanavat

Asianmukaisten viestintäkanavien luominen on olennaisen tärkeää etäryhmien tehokkaassa hallinnassa. Viestintä voi saada erilaisia muotoja käyttötarkoituksesta riippuen. Esimerkiksi sähköposti voi olla muodollinen ja asiallinen, kun taas tekstiviesti voi olla epävirallinen ja rento. Välineestä riippuen viestin vastaanotossa voi olla merkittäviä eroja. Joskus pikaviestien, pilvipalvelun ja virtuaalikokousten kaltaiset palvelut voivat olla suositeltavampia.

Lisäksi voit määrittää verkkokeskustelun ja sähköpostin tiimisi ensisijaiseksi viestintävälineeksi, jos haluat vähentää improvisoitujen videopuheluiden määrää. Vältä kuitenkin liian monien eri välineiden ja kanavien käyttöä, sillä ne voivat hukuttaa tiimisi ja aiheuttaa sen, että olennaiset viestit jäävät huomaamatta. On parempi käyttää työntekijöiden sitouttamisvälinettä, jossa on useita viestintäkanavia, kuin yhtä ainoaa viestintäalustaa.

Varmista, että pidät säännöllisesti kahdenkeskisiä tapaamisia myös tiimisi jäsenten kanssa. Viestit ja prioriteetit voivat mennä sekaisin, kun kommunikoit pääasiassa Slackin tai muiden työkalujen kautta. Siksi on hyödyllistä pitää viikoittainen aloituskokous, jossa voit jakaa tietoa viikon prioriteeteista, antaa tilannekatsauksia meneillään olevista hankkeista ja varmistaa, että uudet aloitteet ovat selvillä.

3. Luo johdonmukaiset sisäänkirjautumisajat

Toisin kuin toimistotyöskentelyssä, etäryhmien säännöllinen tarkastaminen ei ole helppoa, varsinkin jos tiimisi on juuri aloittanut etätyöskentelyn. Tällaisissa tilanteissa voi olla tarpeen järjestää ylimääräisiä tarkastuskäyntejä, kunnes tiimin jäsenet ovat sopeutuneet uuteen aikatauluun. Vähennä sitten tarkastuksia sen mukaan, mikä on tiimisi mielestä tehokasta ja kuinka paljon työtä on annettu tehtäväksi.

Aloita päivittäinen kokous 15-20 minuutilla. Kun kiertelet ympyrää, anna jokaiselle työntekijälle mahdollisuus kertoa päivittäisestä suunnitelmastaan, mahdollisista huolenaiheista ja siitä, mitä tukea hän tarvitsee joukkuetovereiltaan. Kun tiimisi ei ole tavoitettavissa tai poissa työstään, on myös hyvä käytäntö ilmoittaa heille etukäteen ja antaa päivityksiä tarpeen mukaan. Älä kuitenkaan saa heitä tuntemaan, että heitä valvotaan.

4. Dokumentoi jokainen yksityiskohta

Etätiimin hallinnasta voi tulla hyvin nopeasti hyvin haastavaa. Kun projektitoimintoja siirretään offline-ympäristöstä online-ympäristöön, monia tarvittavia vaiheita ja tehtäviä saatetaan jättää huomiotta. Näin ollen pelkkien työnkulkujen, roolien ja menettelytapojen muistaminen ei riitä tehokkaaseen etäryhmän hallintaan.

  • Dokumentointi mahdollisimman laajasti ja dokumentoinnin saattaminen helposti kaikkien etätyöntekijöiden saataville on paras tapa pitää työntekijät mukana ja parantaa tiimin tuottavuutta.
  • Laadi perusteellinen dokumentaatio, jossa hahmotellaan kaikki tehtävät, jotka ryhmän on suoritettava, sekä määräajat ja vastuuvelvollisuutta koskevat tiedot.
  • Kun nämä asiakirjat sijoitetaan jaetulle tallennusalustalle ja annetaan tiimin jäsenille pääsy niihin milloin tahansa, varmistetaan, että ne ovat aina tiimisi käytettävissä.
  • Tämä vähentää pullonkauloja, ja tiimin jäsenet työskentelevät tuottavammin tehtäviensä loppuun saattamiseksi.

5. Mielenterveys ja hyvinvointi etusijalle

Etätiimiä johtaessasi sinulla on vähemmän mahdollisuuksia saada tietoa työntekijöidesi kohtaamista emotionaalisista haasteista, joten etätyötä tekevien tiimiläisten mielenterveyteen on kiinnitettävä enemmän huomiota kuin toimistotyötä tekevien tiimiläisten mielenterveyteen.

Joidenkin työntekijöiden on esimerkiksi helpompi sopeutua etätyöhön ja säilyttää hyvä terveys kuin toisten. Jos näin ei ole, sinun on selvitettävä, keitä he ovat, ja huolehdittava heidän tarpeistaan. Seuraavassa on muutamia menetelmiä, joilla tämä voidaan toteuttaa:

  • Mielenterveysetuuksien tarjoaminen työntekijöille
  • Avoimen viestinnän edistäminen tiimin sisällä
  • Nimetään psykoterapeutti, jonka kanssa ryhmä voi olla yhteydessä.
  • Itsehoito-ohjeiden ja resurssien jakaminen
  • Kannustetaan työntekijöitä pitämään säännöllisiä taukoja

Kannusta myös etäryhmien väliseen sosiaaliseen vuorovaikutukseen. Jotta työntekijät voivat olla yhteydessä toisiinsa ja seurustella keskenään, sinun on luotava heille aktiivisesti tilaisuuksia. Voit tehdä sen virtuaalisilla hengailutapaamisilla, aivoriihillä, kahvittelulla, verkkolounailla ja tiiminrakentamispeleillä.

6. Keskity tuotoksiin, älä toimintoihin

Perinteisessä työpaikassa työntekijän katsotaan yleensä tehneen täyden työpäivän, jos hän on kirjautunut sisään, istuu työpöydän ääressä ja poistuu sovittuna aikana. Etätyön yhteydessä on kuitenkin yhä vaikeampi erottaa koti ja toimisto toisistaan. Siksi on tärkeää kiinnittää huomiota tuotokseen eikä niinkään siihen, kuinka kauan joku työskentelee työpöydän ääressä.

Siksi on parempi antaa heille tilaa ja edistää ryhmäkeskusteluja, jotta voit ymmärtää paremmin tiimisi kohtaamia esteitä ja toteuttaa muutoksia tai puuttua ongelmiin, jotka estävät jäseniä tekemästä parasta työtään.

7. Hyväksy sekä pienet että suuret voitot

Tiimi muodostuu yhteistyöstä tavoitteiden saavuttamiseksi. Älä siis anna fyysisen etäisyyden estää sinua tunnustamasta ja palkitsemasta saavutuksia, kun johdat virtuaalitiimejä. Etätyöntekijäsi innostuvat tekemään parhaansa, kun tunnustat ja juhlistat heidän saavutuksiaan. Esimerkkeinä mainittakoon, että voit antaa tiimin jäsenelle bonusvapaapäivän, järjestää lahjan kotiinkuljetuksen tai järjestää virtuaalisia juhlia.

Älä myöskään lykkää juhlimista siihen asti, kunnes olet suorittanut merkittävän tehtävän. Lyhytaikaiset saavutukset ovat olennaisen tärkeitä, etenkin kun johdat etäryhmiä. Muuten tiimisi jäsenet saattavat lannistua.

Olet siis lukenut parhaista käytännöistä, joilla etäryhmiä voidaan hallita tehokkaasti. On selvää, että etäryhmien johtaminen on haastava tehtävä. Sinun on paitsi seurattava tarkasti tehtävien ja projektitavoitteiden toteutumista, myös kiinnitettävä huomiota tiimin jäsenten ihmissuhteisiin ja tunnetilaan. Ota siis nämä parhaat käytännöt käyttöön heti ja seuraa, miten ne parantavat etäryhmäsi tuloksia.

Mielenkiintoisia linkkejä:

Mitä suuret etäjohtajat tekevät eri tavalla

Miten olla hyvä etäpäällikkö

Jätä kommentti