5 yleistä ongelmaa, kun ulkoistat työtä intialaisen IT-toimiston kanssa ja miten ne ratkaistaan?

Lukuisat intialaiset ulkoistamisyritykset tarjoavat erinomaisia ulkoistamispalveluja. On monia syitä, miksi yritykset käyttävät tällaisia virastoja IT-projektiensa toteuttamiseen, kuten kustannussäästöt, resurssien, asiantuntemuksen ja taitojen saatavuus, joita ne eivät pysty kehittämään sisäisesti, suuri lahjakkuusreservi, parantunut infrastruktuuri ja teknologia kansakunnassa, parempi asiakaspalvelu ja monet muut.

Intialaisten ulkoistustoimistojen kanssa työskentelyyn liittyy kuitenkin myös joitakin haasteita. Työskentely intialaisen ulkoistustoimiston kanssa voi aiheuttaa useita haasteita, kuten viestintäesteet, aikavyöhyke-erot, tietoturvaongelmat ja monet muut. On tärkeää puuttua näihin ongelmiin, jotta ulkoistamishanke onnistuu. Viisi yleisintä ongelmaa ovat seuraavat:

Viestinnän esteet
Tietoturvaan liittyvät huolenaiheet
Aikavyöhyke-erot
Työn laatuun liittyvät kysymykset
Oikeudelliset kysymykset

Seuraavassa osiossa käsitellään yksityiskohtaisesti yleisimpiä ongelmia, joita syntyy, kun työ ulkoistetaan intialaiselle IT-toimistolle, sekä ratkaisuja niihin, jotta voit käsitellä näitä ongelmia tehokkaasti ja varmistaa, että toimisto ja yrityksesi toimivat hyvin yhdessä.

1. Viestinnän esteet

Kuten tiedätte, ulkoistatte työnne toiseen maahan tai toiselle alueelle, jossa on kielellisiä ja kulttuurisia eroja, mikä voi johtaa väärinkäsityksiin ja viestintäesteisiin. Asiakkaan odotuksiin kuuluu todennäköisesti selkeä viestintä ja sitoutuminen hankkeisiin. Huono viestintä johtaa lopulta virheisiin ja viivästyksiin projektin vaatimusten välittämisessä, mikä vaikuttaa haitallisesti projektin loppuun saattamiseen.

Intia on maa, jonka väestö on moninainen, puhuu eri kieliä ja noudattaa erilaisia kulttuurinormeja alueesta riippuen. Kommunikaatioesteet voivat siis olla yksi yleisimmistä ongelmista, jotka on ratkaistava, kun ulkoistat työsi intialaiselle IT-toimistolle.

Ratkaisu:

Määritä selkeät viestintäkanavat ja -ohjeet sekä odotukset, jotka koskevat vastausaikoja, viestintätiheyttä ja ensisijaista viestintämuotoa.
Käytä Zoomin, Slackin tai Microsoft Teamsin kaltaisia näytönjakosovelluksia sekä videoneuvottelu- ja chat-palveluja, jotta ihmisten kommunikointi olisi helpompaa.
Jos haluat varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet voivat kommunikoida tehokkaasti, luo yhteinen viestintäkieli.
Dokumentoi vaatimukset ja eritelmät selkeällä ja yksinkertaisella kielellä. Vältä erittäin monimutkaisia lauseita tai teknisiä termejä, joita ei välttämättä voi kääntää hyvin.
Kulttuurierojen voittamiseksi viestintäprotokolliin on sisällytettävä kulttuurista herkkyyttä ja tietoisuutta. Käytä aikaa kulttuurikoulutukseen etukäteen, jotta molemmat osapuolet ymmärtävät paremmin hyväksyttävät viestintäkäytännöt ja tunnistavat väärinkäsitykset jo varhaisessa vaiheessa.
On ratkaisevan tärkeää korostaa aktiivista kuuntelemista, antaa tilaa selventäville kysymyksille ja käyttää empatiaa ja ymmärrystä mahdollisten kulttuurierojen kuromiseksi umpeen.

2. Tietoturvakysymykset

Kun ulkoistat yrityksesi elintärkeää teknologiaa, järjestelmiä tai tuotekehitystä, tietoturva- ja yksityisyydensuojaongelmat sekä immateriaalioikeuksiin liittyvät ongelmat ovat mahdollisia. Kun arkaluonteisia tietoja jaetaan intialaisen offshore-tiimin kanssa, voi herätä huoli mahdollisista tietoturvaloukkauksista tai luvattomasta pääsystä. Näin ollen on tyypillistä, että esiin nousee kyselyitä, jotka koskevat tietoturvaongelmia, kokemattomia tiimejä, huonoa koodin laatua, epävakautta, tietomurtoja ja muita ongelmia.

Ratkaisu:

Ota käyttöön tiukat turvallisuusmenettelyt ja suojatoimet yksityisten, arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi.
Varmista, että kaikki työntekijät ja alihankkijat allekirjoittavat salassapitosopimukset (NDA) ja käyvät läpi perusteellisen taustaselvityksen ennen kuin he pääsevät käsiksi arkaluonteisiin tietoihin.
Käytä turvallisia tiedostojen jakopalveluja, VPN:iä ja salattua sähköpostia turvallisen viestinnän ja tiimityön välineinä.
Ulkoistetun tiimin pääsyä kriittisiin tietoihin on seurattava ja tarkastettava säännöllisesti, jotta tietoturvaloukkaukset voidaan havaita ja estää.
Jos turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus ovat sinulle tärkeitä, harkitse ulkoistamista kumppanille, jolla on vankka kokemus. Tarkista referenssit, sertifioinnit, alan todistukset ja asiakasluettelot. Pyydä suosituksia aiemmilta asiakkailta.

3. Aikavyöhyke-erot

Toinen ongelma on Intian aikavyöhyke-erot muihin maihin verrattuna. Aikavyöhyke-erot voivat aiheuttaa aikatauluongelmia ja vaikuttaa projektin aikatauluihin, kun työtä koordinoidaan. Intia on usein useita tunteja edellä tai jäljessä monista muista maista, joten kokousten järjestäminen ja sen varmistaminen, että kaikki tiimin jäsenet tekevät hyvää yhteistyötä, voi olla vaikeaa. Aikavyöhyke-erot voivat aiheuttaa myöhästymisiä, viestintäkatkoksia ja projektin viivästymistä.

Ratkaisu:

Varmista, että aikataulut ja aikataulut ovat täsmälliset ja ottavat huomioon aikavyöhyke-eron. Varatkaa muutama tunti aikaa, jolloin molempien ryhmien on sitouduttava olemaan käytettävissä puheluihin ja videokonferensseihin samaan aikaan.
priorisoida ja asettaa kohtuulliset määräajat tiedusteluihin ja pyyntöihin vastaamiselle.
Hyödynnä yhteistyövälineitä ja -tekniikoita, kuten Trelloa, Asanaa ja JIRAa, jotta voit hallita projekteja ja seurata edistymistä eri aikavyöhykkeillä.
Suunnittele säännölliset tarkistukset ja tilapäivitykset, jotta kaikki tiimin jäsenet ovat ajan tasalla ja tekevät hyvää yhteistyötä.
Varmistaaksesi, että projektit pysyvät aikataulussa, ilmoita selkeästi lähestyvistä määräajoista, tilapäivitysten tarpeesta tiettyihin päivämääriin mennessä ja muista ajallisesti arkaluonteisista tiedoista.

4. Työn laatuun liittyvät kysymykset

Merkittävä este ulkoistamiselle Intiaan on epävarmuus työn laadusta. Koska ulkoistaminen tarkoittaa usein sitä, että merkittävä työ annetaan ulkopuoliselle organisaatiolle, johon sinulla ei ole juurikaan suoraa määräysvaltaa, tämä voi olla perusteltu huolenaihe. Toisinaan ulkoistetulta tiimiltä saattaa puuttua olennainen ja syvällinen tietämys tietystä teknologiasta tai toimialasta. On kuitenkin huomattava, että ulkoistaminen Intiaan ei aina ole vaarallista tai epäluotettavaa.

Ratkaisu:

Valitse ohjelmistojen ulkoistamisyritykset, joilla on hyvä maine korkealaatuisen työn tuottamisesta. Etsi kumppaneita, joilla on vankka maine markkinoilla ja alan sertifikaatit, ja kannusta asiakkaita suosittelemaan suosituksia.
Luo tehokkaat viestintäkanavat ja laadunvalvontamenettelyt, jotka ovat linjassa yrityksesi tavoitteiden kanssa. Säännölliset edistymisraportit, toistuvat laadunarvioinnit ja suorituskyvyn mittaamisen välineet, kuten keskeiset suorituskykyindikaattorit (KPI), kuuluvat kaikki tähän luokkaan.
Luo vastuullinen ja luotettava kulttuuri. Se edellyttää selkeiden odotusten asettamista, hyödyllistä kritiikkiä ja saavutusten tunnustamista.
Investoi intialaisiin ohjelmistokehitystiimeihin ja tee yhteistyötä niiden kanssa, jotka tarjoavat yrityksesi tarpeisiin sopivia koulutus- ja täydennyskoulutusmahdollisuuksia.

5. Oikeudelliset kysymykset

Yritykset voivat törmätä oikeudellisiin ongelmiin ulkoistaessaan työnsä Intiaan, kuten teollis- ja tekijänoikeuksien loukkauksiin, sopimusrikkomuksiin ja paikallisten lakien ja asetusten noudattamatta jättämiseen. Tietämättömyys noudatettavista säännöistä ja määräyksistä ja sopimusten tarkistamatta jättäminen voi aiheuttaa oikeudellisia ongelmia. Nämä oikeudelliset ongelmat voivat johtaa kalliisiin oikeudenkäynteihin ja vahingoittaa yrityksen imagoa.

Ratkaisu:

Luota kaikki sopimukset lakimiesten laadittavaksi ja arvioitavaksi huolellisesti, jotta vältät sekaannukset ja väärinkäsitykset.
Varmista, että ulkoistuskumppani noudattaa kaikkia sovellettavia lakeja ja asetuksia tutkimalla ne perusteellisesti.
Sisällytä sopimukseen lausekkeita, jotka kattavat oikeudelliset kysymykset ja määrittelevät, mitä voidaan tehdä, jos sopimusta rikotaan.
Hyödynnä projektinhallintaohjelmistoja ja -teknologiaa, jotta voit seurata projektin edistymistä reaaliajassa ja varmistaa, että määräaikoja noudatetaan, mikä vähentää konfliktien ja oikeudellisten ongelmien mahdollisuutta.
Tee yhteistyötä kunnioitettavien intialaisten ulkoistamisyritysten kanssa, joilla on vankka historia lain noudattamisessa.

Vaikka se vaatii työtä, onnistunut ulkoistaminen Intiaan tarjoaa merkittäviä etuja, kuten ammattitaitoista työvoimaa ja nopeampaa kasvua. Se voi edistää innovointia alhaisemmilla kustannuksilla ottamalla käyttöön vahvoja sitouttamismalleja, joihin kuuluvat selkeät sopimukset, tiukat edistymisen arvioinnit ja yhteistyöhön perustuva päätöksenteko.

Tällainen yhteistyö voi tuottaa paljon, jos siihen ryhdytään huolella, empaattisesti ja luottamuksellisesti. Siksi intialaisen ulkoistamisyrityksen palkkaaminen hoitamaan työtäsi voi olla erittäin hyödyllistä, jos panostat näiden ongelmien ratkaisemiseen. Toivottavasti artikkeli auttaa sinua siinä.

Mielenkiintoisia linkkejä:

5 keskeistä kulttuurikysymystä ulkoistettaessa Intiaan

IT:n ulkoistamisen edut ja haitat Intiassa

Rahil Kandamplayil

Hi, my name is Rahil. I work at YUHIRO Global and I help web agencies and software companies from Europe to build developer teams in India.