7 bedste fremgangsmåder til at styre fjernteams effektivt

Af

7 bedste fremgangsmåder til at styre fjernteams effektivt

At lede fjernteams er en udfordrende opgave. Det kan være svært at få det bedste ud af folk, som man ikke ser så tit eller måske ikke engang har mødt. Du skal dog være opmærksom på, at fjernarbejde og hybridarbejde ikke forsvinder lige foreløbig. Uanset hvad er udfordringerne ved at lede fjernteams en lille pris at betale for de fordele, de giver.

Du kan nå forretningsmål, fremme balancen mellem arbejde og privatliv, øge medarbejdertilfredsheden og meget mere, hvis du effektivt kan lede fjernteams på den moderne arbejdsplads. Så uanset om det er nyt for dig at lede eksterne teammedlemmer, eller om du har gjort det i et stykke tid, vil denne artikel gennemgå nogle af de bedste metoder, du kan bruge til effektivt at lede virtuelle teams.

Her er nogle af dem til din information:

  • Sæt klare forventninger og bevar gennemsigtigheden
  • Vælg de rigtige kommunikationskanaler
  • Etabler konsekvente check-in-tider
  • Dokumenter hver eneste detalje
  • Prioriter mental sundhed og trivsel
  • Fokus på resultater, ikke aktiviteter
  • Omfavn både små og store sejre

1. Sæt klare forventninger og bevar gennemsigtigheden

Når man leder fjernarbejdere, er det vigtigt at definere forventninger og grænser, som teammedlemmerne kan arbejde inden for. Det gør det muligt for alle at kommunikere klart og samarbejde med større succes. Derudover er det afgørende for et vellykket fjernteam at være åben og ærlig over for dit team om potentielle problemer. Ledelsens åbenhed fremmer en stærk følelse af kammeratskab i teamet.

  • Det kan kun lade sig gøre ved klart at beskrive for dine teammedlemmer, hvilke regler og bestemmelser du forventer af dem, og ved at kommunikere din præcise strategi for virtuel ledelse til dem.
  • Sørg for, at teamet er klar over virksomhedskulturen, politikker vedrørende fjernarbejde, projektretningslinjer, kommunikationsstilguider og forventede niveauer af tilgængelighed og arbejdsbyrde.
  • At organisere et kick-off-møde, hvor man introducerer alle politikker og procedurer, er den bedste måde at begynde at implementere arbejdsforventninger på, når man leder virtuelle teams.
  • På ugentlige og månedlige møder skal du blive ved med at forstærke dem efter det.

2. Vælg de rigtige kommunikationskanaler

Det er vigtigt at etablere de rette kommunikationskanaler for effektivt at kunne lede fjernteams. Kommunikation kan antage forskellige former, afhængigt af hvad den skal bruges til. En e-mail kan f.eks. være formel og forretningsmæssig, mens en sms kan være uformel og afslappet. Afhængigt af mediet kan der være stor forskel på, hvordan en besked modtages. Nogle gange kan tjenester som instant messaging, cloud sharing og virtuelle møder være at foretrække.

Derudover kan du udpege onlinechat og e-mail som dit teams primære kommunikationsmidler, hvis du gerne vil reducere antallet af improviserede videoopkald. Undgå dog at bruge for mange forskellige værktøjer og kanaler, da de kan overvælde dit team og få vigtige beskeder til at glide ud. Det er bedre at bruge et værktøj til medarbejderengagement med flere kommunikationskanaler end en enkelt kommunikationsplatform.

Sørg også for at holde regelmæssige en-til-en-møder med dine teammedlemmer. Beskeder og prioriteter kan blive blandet sammen, når man primært kommunikerer via Slack eller andre værktøjer. Derfor er det en fordel at holde et ugentligt kick-off-møde, hvor du kan dele information om ugens prioriteter, give statusopdateringer på igangværende projekter og sikre klarhed om nye initiativer.

3. Etabler konsekvente check-in-tider

I modsætning til at arbejde fra kontoret er det ikke let at tjekke ind med fjernteams regelmæssigt, især hvis dit team lige er begyndt at arbejde eksternt. I sådanne situationer kan det være nødvendigt at arrangere yderligere check-ins, indtil teammedlemmerne har tilpasset sig den nye tidsplan. Derefter kan du reducere antallet af møder alt efter, hvad dit team finder effektivt, og hvor meget arbejde der er tildelt.

Start med et dagligt møde på 15 til 20 minutter. Når I går rundt i en cirkel, giver I hver enkelt medarbejder mulighed for at fortælle om deres dagsplan, eventuelle bekymringer, og hvilken støtte de har brug for fra deres holdkammerater. Når dit team er utilgængeligt eller væk fra deres arbejde, er det også god praksis at informere dem på forhånd og give opdateringer efter behov. Men få dem ikke til at føle, at de bliver overvåget.

4. Dokumenter hver eneste detalje

Fjernteamledelse kan hurtigt blive en stor udfordring. Når man overfører projektaktiviteter fra en offline- til en onlinemiljø, kan man overse mange nødvendige trin og opgaver. Derfor er det ikke nok kun at have arbejdsgange, roller og procedurer i tankerne for at få en effektiv fjernteamledelse.

  • At dokumentere så meget som muligt og gøre dokumentationen let tilgængelig for alle eksterne medarbejdere er den bedste måde at holde medarbejderne om bord på og forbedre teamets produktivitet.
  • Sørg for grundig dokumentation, der skitserer alle de opgaver, teamet skal udføre, sammen med deadlines og oplysninger om ansvarlighed.
  • Hvis du placerer disse dokumenter på en fælles lagerplatform og giver teammedlemmerne adgang til dem når som helst, sikrer du, at de altid er tilgængelige for dit team.
  • Det vil mindske flaskehalse, og teammedlemmerne vil arbejde mere produktivt for at afslutte deres opgaver.

5. Prioriter mental sundhed og trivsel

Når du leder et eksternt team, har du mindre mulighed for at lære om de følelsesmæssige udfordringer, dine medarbejdere står over for, så du bør lægge større vægt på dine teammedlemmers mentale sundhed, når de arbejder eksternt, end du gør, når de er på kontoret.

For eksempel kan nogle medarbejdere have lettere ved at tilpasse sig fjernarbejde og bevare et godt helbred end andre. Hvis de ikke gør det, skal du finde ud af, hvem de er, og sørge for deres behov. Her er et par metoder til at gøre det:

  • Tilbyde mentale sundhedsydelser til medarbejdere
  • Fremme af gennemsigtig kommunikation i teamet
  • Udpegning af en psykoterapeut, som teamet kan kommunikere med
  • Deling af retningslinjer og ressourcer for egenomsorg
  • Tilskynd medarbejderne til at holde regelmæssige pauser

Tilskynd også til sociale interaktioner mellem fjernteams. For at sikre, at medarbejderne kan komme i kontakt med og socialisere med hinanden, skal du proaktivt skabe muligheder for dem. Det kan du gøre gennem virtuelle hangouts, brainstorms, kaffe-standups, online-frokoster og teambuilding-spil.

6. Fokuser på resultater, ikke aktiviteter

På en traditionel arbejdsplads anses en medarbejder generelt for at have udført en hel dags arbejde, hvis vedkommende har tjekket ind, sidder ved sit skrivebord og går på det planlagte tidspunkt. Men i forbindelse med fjernarbejde bliver det sværere at se forskel på hjemmet og kontoret. Derfor er det vigtigere at være opmærksom på output end på, hvor længe nogen arbejder ved et skrivebord.

Derfor er det bedre at give plads til dem og fremme gruppediskussioner, så du bedre kan forstå de forhindringer, dit team står over for, og gennemføre ændringer eller løse problemer, der forhindrer medlemmerne i at yde deres bedste.

7. Omfavn både små og store sejre

Det er ved at samarbejde om at nå målene, at et team dannes. Lad derfor ikke den fysiske afstand forhindre dig i at anerkende og belønne præstationer, når du leder virtuelle teams. Dine fjernarbejdere vil blive inspireret til at gøre deres bedste, når du anerkender og fejrer deres præstationer. At give et teammedlem en bonusfridag, sørge for, at en gave bliver leveret til deres dør, eller arrangere virtuelle fester er nogle få eksempler.

Desuden skal du ikke vente med at fejre det, til du har afsluttet en bemærkelsesværdig opgave. Kortsigtede resultater er vigtige, især når man leder fjernteams. Ellers kan dine teammedlemmer blive modløse.

Så du har læst om de bedste metoder til at lede fjernteams effektivt. Det er tydeligt, at det er en udfordrende opgave at lede fjernteams. Du skal ikke kun holde nøje øje med, at opgaver og projektmål bliver gennemført, men du skal også være meget opmærksom på teammedlemmernes relationer og følelsesmæssige sundhed. Brug derfor disse best practices i praksis lige nu, og se, hvordan de forbedrer dit fjernteams resultater.

Interessante links:

Hvad gode fjernledere gør anderledes

Sådan bliver du en god fjernleder

Skriv en kommentar